Авансовый отчет подотчетного лица (форма № 0504049)

Авансовый отчет форма 0504505

• Год документа: 2021
• Группа документа:Бланки / Документы
• Вид документа: Отчет, бланк
• Форматы для скачивания: DOC, EXCEL, PDF

Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф.

АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Word или Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании.

Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.

Особенности заполнения авансового отчета получателем

Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа.

Авансовый отчёт — что это такое?

Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств.

В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).

С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:

• командировочное удостоверение;
• проездные билеты;
• квитанции об уплате;
• товарные чеки и пр.

Подтверждающие документы также нумеруются согласно очередности записи.

Если подотчетные средства были получены в иностранной валюте, заполняются соответствующие строки: 1а (лицевая сторона), 6 и 8 (обратная сторона).
Дальнейшее оформление авансовых отчетов (гр.

7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии. А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).

Когда оформляется АО?

Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:

• хозяйственно-оперативные нужды;
• аванс на командировочные расходы;
• возмещение командировочных расходов.

При этом если имеется задолженность по отчету за предыдущий аванс, очередная выдача наличности этому сотруднику, как правило, не производится. Также запрещается передавать эти деньги другим лицам, включая близких родственников.

Сотрудник, получивший подотчетные средства, обязан в течение трех рабочих дней после завершения периода, на который выдавались указанная сумма (после прибытия из командировки), предоставить документальное подтверждение их расходования.

Нажми “Нравится” если статья оказалась полезной или поделись в соц сетиДокументы которые могут быть вам интересны:

Бланк авансового отчета форма 0504505 и образец заполнения

Авансовый отчет контролирует остатки денег у работника, перерасход и его возмещение.

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

Бланк и образец заполнения можно скачать бесплатно по ссылке.

Почти на всех предприятиях практикуется выдача наличных денежных средств сотрудникам для покупки тех или иных предметов, оборудования, различных материальных ценностей. Подобные моменты требуют финансовой отчетности перед руководством компании.

Авансовый отчет жизненно необходим организации. Бумага контролирует остатки денег у работника, перерасход и его возмещение. Список лиц, получаемых авансовые деньги, может быть ограничен отдельным приказом директора.

Лица, небрежно относящиеся к обязанностям не допускаются к авансовому отчету.

Бланк авансового отчета можно получить бесплатно по прямой ссылке на странице. Удобный формат позволит заполнить недостающие пункты и создать документ собственными силами.

Нормативное регулирование закрепляет определенные сроки пользования авансовыми деньгами, после чего необходимо произвести расчеты с бухгалтерией организации. Заполняя графы и абзацы акта, следует внимательно проверять каждую написанную букву и слово.

Исправления и ошибки в правовых актах недопустимы. Ответственное составление позволит исключить возможные цифровые опечатки.

Обязательные пункты авансового отчета

:

• Утвердительная отметка руководства справа вверху;
• Там же данные о выдаваемой сумме;
• Дата утверждения;
• Название и номер исходящей бумаги;
• Название учреждения, ФИО подотчетного лица, реквизиты документа;
• Сведения о движении денег в виде таблицы;
• Отметки об остатках, перерасходе, подведение итога, подпись и расшифровка подотчетного.

В состав авансового отчета входит вся сопровождающая расходы документация. Чеки, квитанции, товарные накладные, выписки, ордера приобщаются к финансовым отчетам. Часть предприятий практикует самостоятельное заполнение авансового отчета специалистами.

Бухгалтерия лишь проверяет верность исполнения и расчетов. Тем не менее, имеется позиция трудовых юристов о том, что данная функция должна возлагаться на бухгалтера.

Утвержденная форма АО-1, (форма по ОКУД 0504049, 0504505) позволяет легко решать вопросы, связанные с наличными, передаваемыми сотрудникам. Приятного использования.

Дата: 2015-12-29

По заданным критериям материалов не обнаружено.

Источник: //buh-experts.ru/avansovyj-otchet-forma-0504505/

Оформление бланка авансового отчета

Авансовый отчет – это первичный учетный документ, применяемый в бухгалтерском учете для учета затрат, которые совершил сотрудник компании в период командировки. Он применяется также в случаях расходования средств компании ее сотрудниками.

Авансовый отчет имеет унифицированную форму под номером АО-1. Несмотря на то, что законодательство разрешает юридическим лицам использовать собственноручно разработанные бланки, использование бланка по унифицированной сумме представляется более предпочтительным.

Руководитель компании должен подписать приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать подотчетные суммы. До недавнего времени это могли быть только сотрудники компании, имеющие трудовые договоры с данной компанией.

С 2021 года подотчетные средства разрешено выдавать лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. В приказе должны быть указаны цели, на которые могут быть израсходованы выданные суммы, их величина и период.

Если сотрудник компании направляется в служебную поездку, то денежные средства он может получить на основании приказа о командировке или командировочного удостоверения.

Сотрудник, получивший средства на расходы в период командировки либо иные цели, должен передать авансовый отчет в бухгалтерскую службу в трехдневный срок после истечения периода, указанного в приказе руководителя компании. Так как этот документ является основанием для отражения затрат, то к нему должны быть приобщены документы, свидетельствующие о целевом характере использования подотчетных сумм.

Особенности 

Для отчета об использовании полученной суммы сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Данный бланк необходимо заполнить с двух сторон. Правильность заполнения проверяет бухгалтер компании. После этого он передается на утверждение руководителю.

//www.youtube.com/watch?v=8OW54xk2ias

Законодательством предусмотрено, что данный первичный документ оформляется в одном экземпляре.

Необходимо отметить, что изменился номер авансового отчета в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). До 2021 года он имел номер формы 0504049, который в дальнейшем был изменен Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г. В 2021 году авансовый отчет имеет новый номер ОКУД 0504505.

В бланке авансового отчета присутствует отрывная часть, которая передается после проверки бухгалтером на корректность его заполнения сотрудником компании и заполнения им своих граф бланка.

Бланк авансового отсчета

Общие правила составления бланка авансового отчёта

Федеральным законодательством установлено, что компания может самостоятельно разработать бланк авансового отчета. Главным условием при этом является наличие в документе обязательных реквизитов.

А именно:

• номер авансового отчета;
• дата авансового отчета;
• наименование компании;
• сумма аванса;
• израсходованная сумма;
• перечень приобщенных к авансовому отчету документов.

Юридические лица могут использовать форму АО-1, применение которой прошлые периоды было обязательным.

Авансовый отчет может быть оформлен традиционным способом, т.е. документально (от руки или на компьютере). Основным условием является наличие личных подписей должностных лиц.

Также он может быть представлен в электронном виде. Такой документ подписывается посредством цифровых подписей должностных лиц. Последний вариант возможен при наличии в компании системы электронного документооборота.

Руководитель, принимая решение о выдаче денежных средств, должен подписать соответствующий приказ. При заполнении бланка авансового отчета необходимо проверить, чтобы строка «Назначение аванса» повторяла формулировку, указанную в приказе руководителя компании.

Коды проводки

В бухгалтерском учете затрат, произведенных сотрудником в период командировки, используются счета расчетов с персоналом, финансовые счета, счета учета затрат и т.д.

Если аванс на командировку выдается наличными средствами, то производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 50. Данная запись производится на основании корректно оформленного расходного кассового ордера.

Если денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на банковскую карточку сотрудника, то в бухгалтерском учете производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 51. Для осуществления данной операции бухгалтер должен оформить платежное поручение для банка.

После прибытия должностного лица из служебной командировки, он должен представить оформленный авансовый отчет в бухгалтерскую службу.

На основании этого документа и приобщенных к нему подтверждающих документов могут быть произведены следующие записи:

Дт сч. 10 Кт сч. 71	Если за счет подотчетных сумм были приобретены материально-производственные запасы.
Дт сч. 41 Кт сч. 71	Если за счет подотчетных сумм были приобретены товары.
Дт сч. 20, 23, 25,26 Кт сч. 71	Если затраты были произведены для нужд соответствующих структурных подразделений.
Дт сч. 44 Кт сч. 71	Если затраты были произведены торговой организацией.

Если у сотрудника осталась сумма неизрасходованного аванса, он должен вернуть ее компании. В случае возврата в кассу – Дт сч. 50 Кт сч. 71. В случае перечисления на расчетный счет – Дт 51Кт сч. 71.

Если выданной под отчет суммы оказалось недостаточно, то сотруднику компенсируются произведенные расходы: Дт сч. 71 Кт сч. 50 «Касса» или Дт сч. 71 Кт сч. 51.

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может представить оправдательные документы. Например, вследствие их утери или невозможности представления из-за траты подотчетной суммы на личные нужды. В таком случае для отражения затрат используется счет 94.

В бухгалтерском учете производится запись: Дт сч. 94 Кт сч. 71 — отражена недостача денежных средств. В дальнейшем эта недостача удерживается из заработной платы сотрудника: Дт сч. 70 Кт сч. 94.

Сопроводительные документы

Источник: //buhuchetpro.ru/blank-avansovogo-otcheta/

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

• Сначала вписывается название предприятия;
• Дату на данном этапе записывать не стоит, так как в большинстве случаев она прописывается уже после оформления;
• Записывается отделение и должность сотрудника, отправляемого в командировку;
• Причина составления отчета (например, “должностная рабочая поездка”);
• Сотрудник записывает размер аванса и сумму расходов;
• Потом в бухгалтерии распишут учет средств по бухгалтерским законам;
• Теперь работнику следует на дополнительном листе в соответствующих полях изложить информацию из документов к командировочному отчету;
• После того, как отчет заполнен, его отправляют к бухгалтеру, который его перепроверяет;
• Наконец, отчет отправляется на итоговое утверждение к руководству.
• ГСМ Представим ситуацию, в которой сотрудник гипотетической компании Сидоров, 07.08.16.

Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации. Скачать образец заполнения авансового отчета Итоги Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Заполняем авансовый отчет

В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечислены лица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз. расходы (в том числе на расходы на ГСМ).

Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.

Как получить денежные средства на различные нужды читайте в нашей статье. Организация также имеет право передать денежные средства посредством безналичного перечисления — к примеру, на личный банковский счёт сотрудников.

При этом, чтобы не возникло проблем со специальными органами, следует создать для подотчетных лиц индивидуальные банковские карты.

Авансовый отчет (окуд 0504505)

Бухучет → Авансовый отчет (для казенного учреждения) (образец заполнения) Тематика документа: Бухучет Файл текстовой версии: 14,7 кб Сохранить документ: Cкачать документ » Образец документа: Утверждаю Восемь тысяч рублей Отчет в сумме 00 копеек (прописью) ИвановИ.И.

Иванов Руководитель учреждения(подпись)(расшифровка подписи) «01»февраля2 201- г. АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N ¦10¦¦КОДЫ¦ + + Форма по ОКУД ¦0504049¦ «01» февраля2+ + от 201- г.Дата ¦ 01.02.

2012¦ «Муниципальный архив»+ + Учреждение по ОКПО ¦11111111 ¦ Административно-хозяйственное+ + отделени妦 Структурное подразделение + + Петров Сергей Иванович¦¦ Подотчетное лицо Табельный номер ¦88¦ + + Единица измерения:по ОКЕИ ¦383¦ + + российский рубльпо ОКВ ¦643¦ (наименование валюты) Приобретение канцелярских Заведующий складомтоваров Должность Назначение аванса Наименование¦СуммদБухгалтерская запись¦Сумма, руб.

Авансовый отчет (ф. 0504049) (для казенного учреждения) (образец заполнения)

Примеры заполнение Командировочный отчет Положение о служебных командировках включает в себя следующую важную информацию:

• как вычисляется командировочный период;
• как подтверждается реальный командировочный период;
• сохранение уровня реальной зарплаты на время командирования и плата за трудовую деятельность в нерабочее время, осуществляемую сотрудником во время командировки;
• начисление командировочного аванса;
• перечень затрат, которые понесет сотрудник в командировочный период, и которые не покроет аванс.

Форма №АО-1 унифицирована, и поэтому при различном целевом расходовании средств требует лишь закрепления различной же подтверждающей документации.

Форма ао-1. авансовый отчёт

Конева подписи)Бухгалтер (подпись)(расшифровка подписи) Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода Номер счета бюджетного учета¦Внесение¦Выдача¦ Кассовый ¦остатка¦перерасхода¦ордер + + + ¦в¦в валюте¦в рублях¦в валюте¦номер¦дата ¦рублях¦¦¦¦¦ + + + + + + 1¦2¦3¦4¦5¦6¦7 + + + + + + ¦¦¦¦¦¦ + + + + + + ¦¦¦¦¦¦ + + + + + + ¦¦¦¦¦¦ + + + + + + ¦¦¦¦¦¦ + + + + + + Бухгалтер кассир(должность)(подпись)(расшифровка подписи) от » » 201- г. линия отреза С.И. Петрова Расписка. Принят к проверке от (фамилия, имя, отчество подотчетного лица) авансовый отчет: номер¦10¦дата ¦01.02.2012¦ на сумму, руб.¦8000,00¦количество ¦1 ¦ документов КоневаМ.А. Конева»01″ февраля2 Бухгалтер 201- г. (подпись) (расшифровка подписи) Форма 0504049 с.

Образец заполнения авансового отчета в 2021-2021 годах

Источник: //pbcns.ru/zapolnenie-avansovogo-otcheta-obrazets-dlya-kazennogo-uchrezhdeniya/

Форма 0504049 авансовый отчет

7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии. А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).

Авансовый отчет бланк

Бухгалтерия лишь проверяет верность исполнения и расчетов. Тем не менее, имеется позиция трудовых юристов о том, что данная функция должна возлагаться на бухгалтера. Утвержденная форма АО-1, (форма по ОКУД 0504049, 0504505) позволяет легко решать вопросы, связанные с наличными, передаваемыми сотрудникам. Приятного использования.

Дата: 2015-12-29

По заданным критериям материалов не обнаружено.

Приложение N 4 к Приказу Министерства финансов

Российской Федерации от 15.12.2010 N 173н

Утверждаю Восемь тысяч рублей Отчет в сумме —————————— 00 копеек ——————————————- (прописью) Руководитель Иванов И.И. Иванов учреждения ———- ——————— (подпись) (расшифровка подписи) 16 марта 12 “—” ———— 20— г.

Авансовый отчет подотчетного лица (форма № 0504049)

┌─────────┐ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N │ 10 │ └─────────┘ ┌──────────┐ │ КОДЫ │ ├──────────┤ Форма по ОКУД │ 0504049 │ 16 марта 12 ├──────────┤ от “—” ——— 20— г. Дата │16.03.

2012│ ГБОУ “Полиграфический колледж” ├──────────┤ Учреждение ————————————— по ОКПО │ 11111111 │ Административно-хозяйственный ├──────────┤ отдел │ │ Структурное подразделение ———————— │ │ Петров Сергей Иванович ├──────────┤ Подотчетное лицо —————————- Табельный номер │ 88 │ ├──────────┤ Единица измерения: по ОКЕИ │ 383 │ ├──────────┤ по ОКВ │ 643 │ российский рубль └──────────┘ —————————- (наименование валюты) Приобретение канцелярских Заведующий складом товаров Должность ——————- Назначение аванса —————————

Наименование показателя

Сумма

Бухгалтерская запись

Сумма, руб.

в рубляхв валютедебеткредитПредыдущий аванс: остаток2 105 36 3402 208 34 6608000,00 перерасходПолучен авансИз кассы 15.03.20128000,00 Итого получено8000,00Израсходовано8000,00ОстатокПерерасходИтого8000,00

1 1 Приложение: ———- документов на — листах ┌──────────┐ Целесообразность произведенных Отчет проверен. К утверждению │ 8000,00 │ расходов подтверждаю в сумме, руб. └──────────┘ Руководитель Главный Сергеева Л.И. Сергеева структурного Попов К.В.

Попов бухгалтер ——— ————- подразделения ———- ————— (подпись) (расшифровка (подпись) (расшифровка подписи) подписи) Конева М.А.

Конева Бухгалтер ——— ————- (подпись) (расшифровка подписи) ————————————————————————— Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода

Номер счета бюджетного учета	Внесение остатка	Выдача перерасхода	Кассовый ордер
в рублях	в валюте	в рублях	в валюте	номер	дата

Бухгалтер-кассир ___________ _________ _____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) от “__” __________ 20__ г. ————————————————————————— линия отреза Петрова С.И. Расписка.

Принят к проверке от —————————————— (фамилия, имя, отчество подотчетного лица) ┌───────┐ ┌────────────────────────┐ авансовый отчет: номер │ 10 │ дата │ 16.03.2012 │ └───────┘ └────────────────────────┘ ┌───────────────┐ ┌────────┐ на сумму, руб.

│ 8000,00 │ количество документов │ 1 │ └───────────────┘ └────────┘ Конева М.А. Конева 16 марта 12 Бухгалтер ——— ——————— “—” ——— 20— г. (подпись) (расшифровка подписи) Форма 0504049 с. 2

N п/п	Документ	Кому, за что и по какому документу уплачено	Сумма расхода	Бухгалтерская запись
дата	номер	по отчету	принятая к учету	дебет	кредит
в рублях	в валюте	в рублях	в валюте
ООО “Альфа”, за канцтовары, чек ККМ	8000,00	8000,00	2 105 36 340	2 208 34 660
Израсходовано, всего	8000,00	8000,00	2 105 36 340	2 208 34 660
Остаток
Перерасход

Петров С.И. Петров Подотчетное лицо ———— ———————— (подпись) (расшифровка подписи)

Для автономных учреждений в 24 — 26 разрядах отражаются аналитические коды поступлений, выбытий объектов учета в структуре, утвержденной планом финансово-хозяйственной деятельности.

Источник: //accountingsys.ru/forma-0504049-avansovyj-otchet/

Авансовый отчет 2021-2021 года: бланки и образцы заполнения формы АО-1 для бесплатного скачивания в Excel, Word, PDF | КУБ

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Бланк авансового отчета 2021-2021 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2021 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

• Номер и дата составления отчета.
• Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
• Наименование структурного подразделения.
• ФИО и должность подотчетного лица.
• Сумма аванса.
• Назначение аванса.
• Информация об остатке/перерасходе аванса.
• Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
• Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
• Расписка подотчетного лица с подписью.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2021-2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

(1 , 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: //kub-24.ru/ao-1-avansovyj-otchet/

Авансовый отчёт – что это такое?

Стабильная работа любой организации зависит от её автономности. Практически любой работник организации должен быть знаком с понятием авансовых денежных средств, выдаваемых под отчет. Аванс выдаётся сотрудникам для разных целей, но в основном цель выдачи – это обеспечение стабильной и бесперебойной работы организации.

Для того чтобы руководство знало, что их сотрудники не “прикарманивают” часть выданных денег и средства не уходят впустую, сотрудников обязывают составлять специальные отчеты, содержащие подробную информацию обо всех проведённых расчетах. Что это такое – авансовый отчет, читайте далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Определение

Авансовый отчет – это отчетный акт, который заполняется при использовании денежных средств, выдающихся организацией своему сотруднику под отчет (отчетному лицу) для каких-либо организованных трат, связанных с работой в этой организации.

Отчет поначалу оформляется данным лицом (принявшим денежные ресурсы) и отправляется в бухгалтерию для последующего оформления и передачи руководству организации, для его дальнейшего принятия и списания итоговых затрат.

Выдача наличных средств работникам под отчёт происходит по нескольким основным причинам, связанным с внутренними производственными делами организации, включая:

1. аванс на повседневные расходы организации (например закупка канцтоваров или хоз. принадлежностей);
2. аванс, рассматривающийся как часть оплаты будущих командировочных затрат;
3. аванс, компенсирующий уже произведённые командировочные затраты.

При перечислении денег из кассы предприятия оформляется специальное предписание (форма №К-2 Потребляемый “Расходный кассовый ордер”, – утверждено по распоряжению Федерального Госкомстата от 18.08.98. №88).

В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечислены лица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз.

расходы (в том числе на расходы на ГСМ).

Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.

Как получить денежные средства на различные нужды читайте в нашей статье.

Организация также имеет право передать денежные средства посредством безналичного перечисления – к примеру, на личный банковский счёт сотрудников. При этом, чтобы не возникло проблем со специальными органами, следует создать для подотчетных лиц индивидуальные банковские карты.

Федеральным законодательством подотчетный субъект обязуется к заполнению авансового отчёта о расходовании денежных средств, вне зависимости от того, на какие цели или при каких обстоятельствах данные средства были ему выданы.

Лица, получившие денежные средства авансом, должны представить в бухгалтерию компании доклад об израсходованных ими материальных средствах, и осуществить итоговые расчётные вычисления по ним не позже 3-х календарных суток по истечению времени, до которого выданы, либо до дня возврата данных лиц из командировки.

Окончательный период, на который сотруднику передаются ресурсы под отчёт, устанавливается руководством компании.

Передача доступных наличных средств под отчёт может выполняться только в отношении субъектов, пребывающих с компанией в рабочих взаимоотношениях.

Выдача денег посторонним личностям запрещена.

Предоставление доступных наличных средств в отношении лица выполняется только при наличии полной отчетности соответствующего субъекта согласно прежде переданного ему аванса. Предоставление наличных средств одного физического лица другому запрещено.

Средства, уплаченные в иностранных денежных единицах, рассматриваются как в качестве иностранной валюты, так и в качестве рубля по курсу ЦБ РФ.

Закрытие задолженности в инвалюте подотчетным лицом и отображение данных средств в авансовом отчете в рублях выполняется по курсу ЦБ РБ на время принятия отчета руководством предприятия.

Кто заполняет авансовый отчет и как правильно это сделать?

Обязательство оформления авансового отчёта возложено на подотчётное физическое лицо, которому были перечислены соответствующие денежные средства на командировку либо с целью исполнения личных гражданского правовых дел по доверенности.

За счёт этого можно сделать заключение о том, что в случае если деньги подавались не под отчёт, или если сотрудник расходовал только личные ресурсы, то никаких отчётов подавать не следует.

Хотя многие сотрудники всё же делают отчёты в подобных случаях. Во-первых, потому что сами привыкли (как они, таки и проверяющие организации), а также потому, что часто стремятся вывести для себя определённую компенсацию затрат, полученных при поездке.

Сам же бланк заполняется приблизительно в равной степени работником и бухгалтером.

При составлении отчета сотрудник обязан записать на лицевой стороне бланка:

• название предприятия,
• номер авансового отчета,
• дату когда официально производилось его оформление (номер и дату, впрочем, обычно указывают уже после заполнения бланка, уполномоченные сотрудники),
• свои паспортные ФИО,
• рабочую должность на предприятии,
• название отдела, на котором он работает,
• табельный номер.

Далее должна быть заполнена специальная таблица, содержащая всю информацию о доступных средствах.

Последующее оформление отчета осуществляется бухгалтерией.

В графе «бух. запись» на внешней стороне бухгалтер записывает корреспонденцию счетов и учёт средств, на обратной стороне бланка расписываются суммы затрат, установленные к учету (7-9 столбец), и счета (субсчета), каковые дебетируются на данные средства (9 столбец).

Уже после проверки точности оформления формы авансового отчета со всей сопутствующей документацией, подтверждающей целесообразность расходования средств организации, бухгалтерия подписывает документы.

Таким образом она доказывает, что отчет прошёл контрольную проверку и утверждён в надлежащей форме (с цифрами и прописью), оформить расписку на внешней стороне формы и предоставить её подотчетному лицу. Наконец, бухгалтер и главный бухгалтер должны подписать бланк с основной стороны.

Форма авансового отчета

Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.

Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.

Источник: //bizakon.ru/kadry/avansovyj-otchyot-eto.html