Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)

Содержание

Служебное задание на командировку – как правильно составить?

Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)

Периодически для выполнения определенных производственных целей руководство хозяйствующего субъекта может направлять работающих на предприятии людей в командировку. При этом оно может оформлять ряд документов, основным из которых является приказ. Однако, он содержит информацию в сжатом виде, для ее детализации рекомендуется также выписывать служебное задание на командировку.

Служебное задание – это обязательный документ?

С отменой ранее действовавшего Постановления Правительства, которое регулировало порядок направления в командировку, многие документы перестали быть обязательными к заполнению. Новые нормы устанавливают, что обязательно должен быть оформлен приказ администрации о направлении в служебную поездку.

Поэтому все остальные документы могут применяться на основании существующей производственной необходимости. Какие именно бланки по оформлению командировки применяет предприятие, фиксируются в положение о командировках или ином локальном документе предприятия.

В письменном распоряжении о направлении сотрудника в служебную поездку уже содержится информация о цели и задачах. Но все эти сведения идут в общих фразах. Поэтому и рекомендуется все-таки использовать еще служебное задание для направления в командировку, где подробно описываются все задачи, которое руководство ставит перед сотрудником.

Кто составляет данный документ и можно ли обойтись без него?

Служебное задание на командировку оформляется в момент, когда директор принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку. Поэтому основные цели и задачи предстоящей командировки должен определять именно он.

В устной форме он может надиктовать служебное задание сотруднику отдела кадров, который впоследствии с его слов составит данный документ. В компании могут использовать свободную форму или же применять унифицированный стандарт Т-10.

  Как оформить командировку в 2017 году

Также субъект бизнеса, при необходимости, может разработать собственный бланк, который в дальнейшем и будет заполняться, если происходит оформление командировки. На больших предприятиях данная обязанность может быт передана руководителям структурных подразделений, которые попунктно могут определить цели и задачи предстоящей командировки.

Но подписать само служебное задание должен именно руководитель компании.

Поскольку служебное задание не является обязательным документом, цели на поездку могут обозначаться руководителем сотрудника в составленной служебной записке, либо непосредственно в приказе на командировку. А также, если в поездку едет лично руководитель, он может не составлять этот документ для самого себя.

Внимание! С другой стороны, если оформление этого документа указано как обязательное в Положении о командировках, то ответственный работник обязан его составить, даже если указанная в нем информация будет дублировать сведения из других бланков.

С 2015 года на законодательном уровне были изменены правила оформления командировок. С этих пор служебное задание и командировочное удостоверение стали необязательными, а единственным документом, который нужно заполнить стал приказ на командировку.

Для него обычно применяется стандартная форма Т-9, или же его составляют на фирменном бланке.

В приказе должны быть указаны три основных условия поездки — по какой причине, на какой период и куда:

  • Цель командировки определяется служебной запиской, служебным заданием либо иным документом, которой является основанием для отправления работника в поездку;
  • Период командировки должен включать в себя все дни от отъезда до приезда, включая длительность прибывания сотрудника в дороге;
  • Место командирования — необходимо указать страну, город и компанию. Если поездка предполагается длительная, и будет охватывать несколько точек, то необходимо в приказе их указать все. Кроме этого, может возникать ситуация, когда принимающая организация неизвестна (например, если работник едет с целью поиска новых партнеров по бизнесу), то ее можно опустить.

Внимание! Таким образом, приказ о направлении в командировку занял главенствующую роль. Однако, если компания хочет продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, она обязательно должна указать это в Положении о командировках.

Скачать бланк и образец служебного задания

Служебное задание форма т-10а скачать бланк в формате Word.

  Как издать приказ на командировку по форме Т-9 или Т-9а

Служебное задание образец заполнения скачать в формате Word.

Как составить служебное задание на командировку?

При заполнении документа в верхней части записывается полное название компании, а справа в специальном поле — ее регистрационный код согласно справочнику ОКПО.

//www.youtube.com/watch?v=nOdKPI0HnB0

Далее ниже, напротив названия бланка, указывается его порядковый номер и дата оформления.

После этого в следующую графу записываются полные Ф.И.О. сотрудника, в правой части предусмотрено место для указания его табельного номера.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которую необходимо внести сведения.

Столбцы пронумерованы:

  • 1 — Указывается название подразделения предприятия, где работает сотрудник;
  • 2 — Его должность по штатному расписанию;
  • 3 — Название страны и города, куда его отправляют в поездку;
  • 4 — Наименование фирмы, в которую направляют работника;
  • 5, 6 — Даты, в которые начинается и заканчивается поездка;
  • 7 — Общее число дней, которые будет по времени занимать командировка сотрудника;
  • 8 — Количество дней работы, т. е. без учета нахождения в дороге;
  • 9 — Название компании, которая осуществляет финансирование расходов по командировке;
  • 10 — Основание для направления работника в командировку.

Далее следует еще одна таблица из двух столбцов:

  • 11 — Нужно указать цель или служебное задание, которое работник должен выполнить. Можно внести сюда несколько строк с различными заданиями;
  • 12 — После выполнения задания в этом столбце работник лично кратко отчитывается о его выполнении.

Служебное задание на командировку должен подписать руководитель подразделения, где трудится сотрудник. Далее свою роспись ставит и отправляющийся в поездку человек.

Внимание! Ниже предусмотрена графа, в которой руководитель подразделения должен обобщить результаты поездки в командировку, указать свои данные и поставить подпись.

Кроме этого, документ подписывает руководитель предприятия с отражением должности и личных сведений.

Источник: //kadrypro.ru/komandirovka/doc/sluzhebnoe-zadanie.html

Правила заполнения командировочного удостоверения – СИЗ, нормы, инструкции

Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)

Планируете отправить сотрудника в служебную поездку? Заполнение командировочного удостоверения — уже не обязательная, но все еще распространенная процедура, которой сопровождается оформление командировки.

Не так давно процедура документального оформления командировки была единой для всех работодателей и подчинялась жесткому законодательному стандарту. Отправляя работника в поездку, приходилось составлять служебное задание, выписывать командировочное удостоверение и издавать соответствующий приказ по унифицированной форме Т-9. Но со временем правила несколько упростились.

Подробнее о заполнении командировочного удостоверения читайте в статьях:

Начиная с 2015 года, когда вступило в силу постановление Правительства РФ №1595 от 29.12.2014 года, работодатели получили право оформлять командировки одним лишь приказом. Таким образом, служебное задание и командировочное удостоверение лишились статуса обязательных документов.

Тем не менее, многие организации сохранили и продолжили практику их оформления, поскольку так привычнее, и, как ни странно, удобнее.

Поэтому не спешите признавать командировочное удостоверение лишним документом и списывать со счетов: с ним проще вести учет времени в поездке и получать точные сведения о прибытии/отбытии командированного работника от принимающей стороны.

Скачайте документы по теме:

Служебное задание (бланк)
Скачать в .doc

Служебное задание (образец)
Скачать в .doc

Приказ о направлении сотрудника в командировку (образец)
Скачать в .doc

Приказ о направлении сотрудника в командировку (бланк)
Скачать в .doc

Скачать все документы

Обычно при оформлении командировки работодатели используют форму Т-10. Речь идет об унифицированном бланке командировочного удостоверения, утвержденном постановлением Госкомстата России №1 от 5.01.2004г.

Кроме того, с 2013 года организации обладают правом самостоятельной разработки форм первичной учетной документации. В помощь кадровику — статья-подсказка «Как организовать документооборот в кадровой службе».

Важно: если вы используете форму Т-10 или ее аналог, не забудьте внести соответствующую норму в «Положение о командировках» или аналогичный по содержанию локальный нормативный акт.

Следовательно, если по каким-либо причинам работодателя не устраивает унифицированный бланк, он может на его основе разработать видоизмененную версию командировочного удостоверения, утвердив ее приказом. Следует отметить, что на практике далеко не всегда в разработке собственного бланка есть реальная потребность. Форма Т-9 уже содержит поля для всех необходимых реквизитов:

  • сведений о работодателе и работнике;
  • места назначения и цели командировки;
  • продолжительности командировки в календарных днях;
  • даты начала и завершения поездки;
  • реквизитов документа, подтверждающего личность командированного;
  • заверительной печати и подписи руководителя организации, направляющей работника в служебную поездку;
  • отметок о прибытии и выбытии командированного в пункты назначения.

Важно: форма Т-10 — двухсторонняя. Все сведения, кроме отметок о прибытии/выбытии, указываются на лицевой стороне. Отметки о прибытии/выбытии, заверяющие их подписи и печати проставляются на обороте бланка.

Образец заполнения командировочного удостоверения в 2017 году неоднократно пригодится кадровикам компаний, продолжающих вести документооборот по старым правилам.

Подробности — в статье «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»: эксперт расскажет, как правильно заполнять учетные журналы, можно ли вносить изменения в командировочные документы и что делать в случае внезапной отмены поездки.

Основные правила заполнения командировочного удостоверения

Заполнением командировочных удостоверений занимаются преимущественно сотрудники отдела кадров или службы делопроизводства.

Представители отправляющей и принимающей стороны должны знать, как заполнять командировочное удостоверение: образец правильного оформления стоит всегда держать под рукой.

Основанием для составления и выдачи документа считается приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9 или локально применяемый аналог).

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Командировочное удостоверение оформляется только в одном экземпляре. Отправляющая сторона (работодатель) заполняет свою часть документа, заверяет его подписью и печатью, после чего выдает на руки командированному сотруднику.

Но на этом заполнение командировочного удостоверения (образец для ознакомления приведен ниже) не заканчивается.

По приезду на место выполнения служебного задания командированный предъявляет удостоверение представителю принимающей стороны для внесения отметки о прибытии.

Когда командировка подходит к концу, ставится новая отметка — о выбытии работника. По возвращении документ сдается в бухгалтерию. Вместе с ним сдаются и другие документы, необходимые для учета и возмещения расходов во время поездки.

Все этапы процедуры и законодательные требования к ее оформлению подробно описаны в статье «Как оплатить пребывание сотрудника в командировке».

Вы узнаете, какие конкретно расходы обязана возместить организация, чем отличается порядок возмещения в бюджетных и коммерческих организациях, а также как оплачивается сверхурочная и ночная работа в рамках служебной поездки.

Важно: если при заполнении командировочного удостоверения допущена ошибка, не нужно выписывать новый экземпляр. Допускается исправление неверной записи путем зачеркивания, а правильные данные просто вписываются сверху. Все исправления заверяются подписью кадровика или иного должностного лица, ответственного за заполнение удостоверений.

Пример заполнения командировочного удостоверения

Поможет понять, как правильно заполнить командировочное удостоверение, образец на основе унифицированной формы Т-10). Сначала оформляется «шапка».

Указывается полное наименование организации и код по ОКПО, проставляется дата составления документа и его номер согласно внутренней номенклатуре командирующей стороны.

Затем вносятся сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, табельный номер, должность (профессия) и название структурного подразделения, к которому он причислен.

Обязательно указываются сведения о принимающей организации: название и местонахождение (страна, регион, город). Цель командировки прописывается кратко, но формулировка должна содержать максимум конкретики и описывать суть порученной работнику задачи. Например: «ведение переговоров о заключении договора поставки сырья», «проверка технического состояния объекта» и т.д.

Не забудьте указать сроки и продолжительность командировки, а также данные паспорта или иного документа, с помощью которого принимающая сторона сможет идентифицировать работника. Заверенный образец заполнения командировочного удостоверения Т-10 (лицевая сторона) выглядит так:

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Оборотная сторона заполняется в день отъезда работника и далее — по мере необходимости. Первую отметку делает отправляющая сторона.

Правила оформления командировочных удостоверений одинаковы для всех категорий работников.

Но работодатель, помимо того, как заполнить командировочное удостоверение (образец-2017), должен знать о законодательных ограничениях, связанных с направлением сотрудников в служебные поездки.

Нельзя отправлять в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, беременных женщин и несовершеннолетних (за редким исключением, представленным творческими работниками).

Иностранцам, временно проживающим на территории РФ и получившим право на работу только в пределах конкретного региона, командировочные удостоверения для поездок в другие регионы выписывается на срок до 40 календарных дней в течение 12 месяцев.

Подробнее о «командировочных» ограничениях и гарантиях читайте в статьях «Можно ли направить аспиранта в командировку», «Командировка иностранца: какие ошибки допускает компания и принимающая сторона» и «Кого можно направить в командировку».

Источник: //www.kdelo.ru/art/377979-zapolnenie-komandirovochnyh-udostovereniy-17-m11

Как заполнить командировочное удостоверение, образец 2017 года

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как заполнить командировочное удостоверение, образец 2017 года

С 2015 года использование командировочных удостоверений формально больше не требуется. Тогда встает вопрос, имеет ли смысл использовать эту форму дальше или целесообразнее будет использовать какие-либо другие документы, чтобы правильно оформить выбытие и прибытие сотрудника. Поэтому следует разобраться в этой проблеме, во избежание возможных претензий со стороны налоговиков.

Командировка и командировочные расходы

Командировкой считается рабочая поездка сотрудника, оформленная приказом по установленной форме, в другой географический пункт. Стоит отметить, что понятие командировки относится только к тем работникам, которые большую часть времени трудятся на стационарном месте работы, а если смысл работы сводится к постоянным разъездам, это не будет считаться командировкой.

Первым и последним днями командировки считаются день отбытия и приезда транспорта (автобуса, теплохода или другого), на котором перемещается командированный сотрудник.

Источник: //rossiz.ru/pravila-zapolneniya-komandirovochnogo-udostovereniya/

Служебное задание на командировку в 2019 году

Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)

Многие предприятия в порядке осуществления экономической деятельности взаимодействуют с другими учреждениями, в связи с чем сотрудники направляются в служебные поездки для решения тех или иных вопросов за пределами компании.

И учитывая, что задание, порученное командированным работникам носит официальный характер, оно подлежит письменному оформлению, в порядке, который установлен законом.

Нормативная база

В частности, порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 трудового законодательства РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с последними изменениями, которые вступили в действие в начале 2019 года.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Согласно им работники направляются в служебные поездки на основании письменного решения работодателя, коим является приказ либо распоряжение по предприятию.

В оговоренном приказе, которой имеет установленную форму Т9, указываются не только дата выбытия работника и продолжительность командировки, но и ее цель.

Бланк формы Т-9а

Бланк формы Т-9

Конечно такой приказ существовал и ранее, но к нему прилагалось еще и командировочное удостоверение, а также служебное задание, в котором цель поездки отражалась более подробно.

Но с отменой некоторых пунктов Постановления №749, удостоверение приобрело статус не обязательного документа, а вот вопрос по целесообразности оформления служебного задания остался открытым. Соответственно многие не знают, нужно ли оно.

Что это за документ?

И, тем не менее, служебное задание является официальном документом, форма которого Т- 10а утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1, однако с 2013 года оговоренный акт носит только рекомендательный характер, следовательно, формы документов утвержденные им, не являются обязательными к применению.

Бланк служебного задания скачать бесплатно можно на нашем сайте:

Форма Т10а

Поэтому, каждый работодатель волен по собственному разумению применять установленную форму служебного задания либо утверждать новую, но с учетом норм, оговоренных в Постановлении.

В настоящий момент служебное задание имеет статус официального документа, в котором подробно отражается цель поездки работника, а также оговаривается перечень задач, которые сотруднику необходимо выполнить в ходе поездки с указанием сроков исполнения и иных обстоятельств, учитываемых при составлении  документа.

Обязательно ли?

Следует отметить, что все данные отраженные в служебном задании указываются и в приказе о направлении в командировку, в том числе и цель, а также порученное задание, но только в сжатом виде.

Также следует принять во внимание тот факт, что Постановление №749 содержит в себе указание на обязательное оформление либо предъявление следующих документов:

  • письменного решения о направлении в командировку;
  • проездных документов;
  • служебной записки об использовании личного транспорта;
  • документов по найму жилья;
  • авансового отчета о понесенных тратах.

При этом служебное задание в перечне документов, которые должны быть предъявлены либо оформлены, не значится, соответственно данный документ обязательным не является, и вопрос о целесообразности его оформления решается работодателем уже исходя из условий, оговоренных в локальных актах предприятия.

Как было сказано выше, служебное задание на командировку в 2019 году не является обязательным при направлении сотрудника в командировку, но учитывая, что только в оговоренном документе возможно подробно отразить порученное задание, данный документ все же целесообразнее оформить.

 Требования к документу

К каждому документу, издаваемому либо оформляемому на предприятии, применяются единые требования, независимо от того, существует ли установленная законом форма документа либо нет.

Подобные же правила относятся и к служебному заданию, которое оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной либо распоряжением по предприятию либо тем же постановлением Госкомстата РФ №1.

Следует отметить, что несмотря на внесение изменений в Постановление №749 в котором служебное задание отсутствует к данному документу, тем не менее, применимы нормы Постановления Минкультуры РФ № 558, где в п.

669 сказано, что сей документ не только издается на предприятии, являясь частью кадрового делопроизводства, но и хранится в архиве предприятия в течении 5 лет, а при наличии командировок за рубеж и более длительное время – 10 лет.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Форма

Конечно, служебное задание, учитывая, свой статус необязательного документа может издаваться в том виде, который будет утвержден на предприятии, но, тем не менее, некоторые обязательные данные сей документ должен содержать.

В частности, в служебном задании должны быть отражены следующие данные:

  • наименование предприятия;
  • данные работника, а также его должность и название структурного подразделения;
  • продолжительность командировки;
  • дата выбытия и прибытия;
  • цель поездки;
  • задание с указанием сроков исполнения при необходимости;
  • место назначения (организация либо город);
  • дата издания документа;
  • организация-плательщик;
  • подписи работника и работодателя.

Кто заполняет и подписывает?

Как правило, служебное поручение вменяется работнику по поручению работодателя либо начальника структурного подразделения, соответственно обязанность по заполнению бланка служебного задания на них и возлагается.

Но на практике руководство компании редко ведет документацию подобного вида, соответственно и оформление приказа и служебного задания возлагается на кадрового работника, который издает оговоренные документы на основании докладной записки от начальника структурного подразделения с резолюцией руководства компании.

После заполнения служебной записки оговоренный документ уже подается на подпись руководителю предприятия либо начальнику отдела, который сотрудника в командировку и направляет.

И после проставления подписи служебное задание подписывает и командированный сотрудник, таким образом выражая свое согласие на поездку за пределы предприятия и ознакомление с порученным заданием.

Как заполнить правильно?

Как было сказано выше, для направления в командировку на предприятии может быть издан бланк служебного задания собственного образца с учетом принятых требований к документации данного вида, что подразумевает обязательное наличие некоторых подразделов, пример заполнения которых приведен на нашем сайте.

Пример заполнения служебного задания по форме, утвержденной на предприятии

Сколько экземпляров требуется?

Как правило, практически все кадровые документы издаются в двух или трех экземплярах, один из которых подшивается в кадровом отделе, другой направляется в бухгалтерию, если на основании издаваемого документе осуществляются перечисления денежных средств. Третий экземпляр вручается непосредственному исполнителю, в соответствии с характером документа.

Однако в случае со служебным заданием установленные правила не соблюдаются, в виду того, что оговоренный документ предназначен только для письменной фиксации полученного задания и не более, все остальные функции выполняет уже приказ о направлении в командировку, который соответственно и подшивается и в отделе кадров и в бухгалтерии.

Ставиться ли печать?

Установленная форма служебного задания не является обязательной к исполнению, тем не менее, ею до сих пор руководствуются при издании собственного бланка оговоренного документа.

И учитывая, что форма Т-10а не содержит отметку: «М.П.» печатью оговоренный документ не заверяется, хотя запрета на нанесение печати предприятия не установлено.

Можно ли сделать на нескольких человек (группу работников)?

В каждом бланке служебного задания отведена отдельная графа для внесения данных о работнике, что не предполагает списочное внесение данных в оговоренных документ.

Также при направлении в командировку даже на одно и то же предприятие нескольких работников, каждому из них могут быть даны различных поручения, соответственно служебное задание оформляется на всех сотрудников отдельно.

А вот приказ при направлении в командировку нескольких сотрудников издается один, но по установленной форме Т-9а, в котором предусмотрена списочное отражение сотрудников с указанием их данных, а также общей цели служебной поездки, к примеру, для оформления документов либо заключения договорных отношений.

Требуется ли при оформлении поездки генерального директора?

Генеральный директор является таким же наемным работником, как весь штат сотрудников компании, соответственно в командировки он направляться может.

И в данной ситуации приказ о направлении в служебную поездку оформляется за подписью генерального директора, который, по сути, направляет сам себя, при этому передавая полномочия на время отсутствия своему заместителю либо иному лицу.

И соответственно, служебное задание также оформляется и подписывается директором лично с указанием задания, которые ему предстоит выполнить, а также сроками их исполнения, и продолжительностью поездки.

Куда подшивать?

Как было сказано выше, бланк служебного задания в настоящий момент на каждом предприятии работодатели могут издавать сами, соответственно не все графы, предусмотренные Постановлением Госкомстата№1, могут в нем содержаться.

В частности, в установленной оговоренным законодательным актом форме присутствует графа: отчет о выполненном задании, к которому также прилагается авансовый отчет с чеками, билетами и иными документами подтверждающими понесенные расходы.

Указанная графа не является обязательной, учитывая, что Постановление Правительства РФ №749 не содержит упоминаний об оформлении письменного отчета о проделанной работе, однако если данная графа присутствует, служебное задание сдается в бухгалтерию и подшивается вместе с авансовым отчетом.

Нужен ли отчет о выполнении задания?

Составление отчета о выполнении задания в ходе командировки не предусмотрено нормами закона, соответственно отдельно его составлять не нужно.

Однако, если в бланке служебной записки данный подраздел установлен, то его заполнять нужно, в соответствии с правилами ведения документации, в которых сказано, что все введенные графы подлежат заполнению.

Что грозит работнику за невыполнение?

В соответствии с законом, локальные акты предприятия являются обязательными к исполнению как работодателем так и работником, соответственно, если на предприятие издано Положение о командировках с утверждением перечня документов, в который будет входить и служебное задание, работник обязан заполнить все его графы, в том числе и предоставить отчет о выполнении порученного задания.

Если работник откажется оформлять данный отчет, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности в порядке ст.192 ТК РФ, за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Ведь написать несколько строк о проделанной работе не сложно и отказ от составления отчета можно расценить, как невыполнение порученного задания в ходе служебной поездки.

Документально отразить порученное работнику задание можно и в приказе, но только в общем виде и кратко, и в то же время именно в служебном задании возможно подробно указать и поставленные задачи и сроки исполнения, а также предусмотреть иные нюансы поездки, которые можно оформить в том виде, соответствующем и действующему законодательству, и локальным нормам предприятия.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: //kadriruem.ru/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirovku/

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)

Работодатель имеет право направлять своих сотрудников в служебные поездки в другую местность. Для этого он должен оформить ряд документов, в том числе и командировочное удостоверение.

Унифицированная форма удостоверения в 2018 году была упразднена, но никто не запрещает работодателям её использовать. Важно! Уже 3 года в России действует новый порядок направления сотрудников в командировки.

К сожалению, не все кадровики и работодатели точно знают, что изменилось. Теперь в обязанность работодателя не входит оформление командировочного удостоверения. Это свидетельствует о том, что работодатель теперь не должен выдавать командированному сотруднику удостоверение и служебное задание. Работник, в свою очередь, теперь не должен составлять отчёт о проделанной в поездке работе.

Однако именно так оформляли командировки несколько лет, и многие кадровики продолжают делать так.

Это не запрещено законом! Если руководитель предприятия считает, что ведение данных форм необходимо для эффективного ведения делопроизводства и правильного учёта расходов в целях налогообложения, то эти документы необходимо использовать. При этом свою волю начальство должно закрепить соответствующим распоряжением по предприятию.

Форма командировочного удостоверения может быть разработана самостоятельно. Но тогда бланк её нужно прикрепить к распоряжению о его применении. Работодатели предпочитают применять ранее унифицированную форму Т-10.

Командировочное удостоверение 2018

Теперь возникает вопрос: как подтвердить факт служебной поездки конкретного работника после того, как отменили применение командировочного удостоверения.

Отмена данного документа была связана со следующими веяниями:

  • упрощение системы бухгалтерского учёта. Отмена данного документа позволила бухгалтерам несколько уменьшить документооборот;
  • предоставление предприятиям большей самостоятельности в части ведения бухгалтерского учёта и разработки своих форм некоторых документов.

Подтвердить нахождение сотрудника в служебной поездке теперь можно проездными документами до пункта назначения и обратно. В этом качестве могут применяться:

  • билеты на поезд;
  • билеты на электричку;
  • билеты на самолёт;
  • билеты на другой вид транспорта.

Если таковых нет, то документы о найме жилого помещения. Если он жил в гостинице, то квитанция или чек об оплате проживания. Подойдут любые бумаги, которые оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Если поездка была в другую страну, то отметка в заграничном паспорте о пересечении границы также будет доказательством. При поездке на личном транспорте подтверждением будет являться служебная записка о компенсации расходов на бензин. Обязательно нужно приложить чеки или квитанции, подтверждающие покупку топлива.

Командировочное удостоверение: бланк

Несмотря на то, что унифицированную форму командировочного удостоверения можно больше не использовать, многие фирмы от него не отказались. Они продолжают использовать бланк по форме Т-10.

Он удобен тем, что в нём содержатся наименования граф, которые нужно заполнить. Всю необходимую информацию нужно расположить на лицевой и обратной стороне удостоверения.

Каждое предприятие теперь имеет право самостоятельно разрабатывать бланки командировочных удостоверений. Но большинство руководителей предпочитают использовать уже ранее унифицированный бланк по форе Т-10. Кроме того, форма этого бланка есть во многих бухгалтерских программах, что упрощает его заполнение.

Все сведения о компании заполняются автоматически. Бухгалтеру только остаётся выбрать сотрудника, который едет в командировку, и сведения о нём также будут заполнены.

Унифицированный бланк командировочного удостоверения по форме Т-10 выглядит так:

Заполнение командировочного удостоверения

Заполнить документ можно от руки, а можно на компьютере. Если заполнение происходит вручную, то:

  • не должно быть помарок, ошибок и зачёркиваний. Если допущена ошибка, то нужно взять новый бланк. Они не подлежат строгому учёту, поэтому это можно сделать безболезненно для делопроизводства;
  • допускается использование любой ручки, но чернила должны быть синие или чёрные;
  • все сведения должны быть актуальными и достоверными.

Вне зависимости от того, как происходит заполнение, необходимо указать:

  • название предприятия. Можно указать в сокращённой форме, с указанием организационно-правовой формы. Например, ООО «Ромашка»;
  • код ОКПО – взять нужно из регистрационных документов;
  • порядковый номер;
  • дату заполнения.

Потом вносятся сведения о самом работнике:

  • полное ФИО;
  • табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве;
  • структурное подразделение или отдел, к которому он относится;
  • должность.

Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

//www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер). Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

После того, как будет заполнена лицевая сторона бланка, нужно приступить к заполнению обратной. Здесь нужно указать сведения обо всех городах и предприятиях, в которых побывал командированный сотрудник во время служебной поездки. Указать нужно:

  • город нахождения;
  • название фирмы;
  • дату прибытия и выбытия;
  • должность ответственного лица;
  • его подпись.

Первую запись делает ответственный сотрудник от работодателя. Он ставит:

  • город нахождения фирмы;
  • название, как на лицевой стороне;
  • дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
  • свою должность, подпись и расшифровку.

Командировочное удостоверение предъявляется везде и во всех фирмах, в которых командированный должен оказаться по служебной необходимости. Каждая запись заверяется «живой» печатью фирмы.

Последнюю запись делает опять работодатель, так как работник прибывает к нему в фирму. Ответственный работник также отмечает:

  • город нахождения фирмы;
  • название, как на лицевой стороне;
  • дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
  • свою должность, подпись и расшифровку.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов передается в бухгалтерию предприятия.

В пакет документов, который нужно после передать после приезда в родную организацию, входит:

  • приказ руководителя предприятия о командировке;
  • все чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты. Они должны быть правильно оформлены.

На их основании бухгалтер делает подробный расчет произведенных затрат. При необходимости он возмещает командированному потраченные сверх выданной ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Бланк командировочного удостоверения, если оно используется на предприятии, не является бланком строгой отчётности. Но так как это документы делопроизводства, его необходимо учитывать. Для этого на предприятии должен быть специальный журнал, в котором вписываются все выданные и полученные назад командировочные удостоверения.

Так как применение командировочного удостоверения теперь не является обязательным, принимающие командированного организации могут оказать поставить на обратной стороне штамп о прибытии и выбытии. Это не будет являться нарушением. Своё присутствие в том или ином населённом пункте работник сможет подтвердить следующими документами:

  • проездными;
  • чеками, квитанциями за бензин;
  • платёжными документами за гостиницу;
  • договором о найме жилого помещениями;
  • штампами в заграничном паспорте;
  • служебной запиской;
  • иными документами.

Если на предприятии принято решение использовать командировочное удостоверение, и это решение закреплено в соответствующих локальных документах, то вместе также оформляются:

  • служебное задание. Согласно новым правилам, форма этого документа разрабатывается на усмотрение администрации работодателя. Его используют довольно часто для того, чтобы командированный точно знал, какие задачи он должен выполнить во время поездки;
  • отчет по проделанной работе. Если командированный не получил на руки служебное задание (на усмотрение администрации), ему следует составить этот документ. В нём ему необходимо точно описать, что именно он сделал во время служебной поездки;
  • авансовый отчет по унифицированной форме АО1. Здесь командированный, вернувшись из поездки, расписывает все расходы, которые он понёс. Каждая статья должна быть подтверждена документами. Они будут приложением к отчёту;
  • счета и квитанции, договор найма – это документы, подтверждающие расходы на жильё;
  • билеты, страховые полиса и т. д. – документы, подтверждающие транспортные расходы командированного. Сюда же относятся посадочные талоны, квитанции за белье и т. д.;
  • прочие документы, Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи;
  • служебная записка, составленная работником по возвращению, с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта;
  • служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствуют подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.

Командировочное удостоверение: образец

Заполненное командировочное удостоверение выглядит так:

Здесь представлена и лицевая, и оборотная сторона документа.

Итоги

Сейчас нет необходимости оформлять командировочное удостоверение. Оформлять его или нет – решает сам работодатель. На его усмотрение – он может использовать унифицированную форму Т-10, которая применялась ранее, или же разработать свой бланк.

Вне зависимости от того, на каком бланке будет оформляться удостоверение, если администрация приняла решение о его использовании, его необходимо закрепить в локальном акте. К нему нужно приложить бланк.

Бланк удостоверения заполняется одинаково во всех случаях:

  • сведения о работодателе;
  • сведения о командированном;
  • данные о поездке – место назначения, даты отсутствия, название принимающей фирмы.

Если не оформлять удостоверение, то подтвердить факт служебной поездки можно различными документами, например:

  • проездными – на поезд, самолёт, автобус;
  • чеками, квитанциями за бензин;
  • платёжными документами за гостиницу;
  • договором о найме жилого помещениями – договор аренды квартиры, комнаты в квартире, дома или его части;
  • штампами в заграничном паспорте;
  • служебной запиской;
  • иными документами.

Принимающие организации могут не заполнять обратную сторону удостоверения.

Если они не используют данный документ в своём делопроизводстве, то они могут и не заполнять удостоверение у приехавшего сотрудника.

Это не нарушение! Все документы, подтверждающие расходы, должны быть правильно оформлены. Они являются основанием для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль и единому «упрощённому» налогу.

Если будут нарушения, то ФНС не примет эти документы для вычета, и работодателю насчитают дополнительные суммы к уплате, плюс штрафы и пени. Все документы прикладываются к авансовому отчёту. В этом документе прописываются все траты, которые были у работника в командировке, и которые имеют отношение к выполнению служебных обязанностей в другой местности.

Источник: //trudinspection.ru/alone-article/%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8/komandirovochnoe-udostoverenie/

Служебное задание на командировку: как правильно заполнить в 2019 году, порядок применения

Командировочное удостоверение–служебное задание (упрощенная форма)

Время от времени компания может направлять своих сотрудников в служебные поездки для выполнения определенных заданий.

Основной для этой поездки служит приказ на командировку, который устанавливает направление поездки, ее период и другие показатели.

Задачи в приказе обычно не указываются, либо даются сжато, потому можно также отдельно создавать служебное задание на командировку в 2018 году, образец которого можно скачать ниже.

Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году

С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.

Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.

Теперь в обязательном порядке администрация должна составить приказ на командировку. Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать положение о командировках, либо иной внутренний локальный акт.

При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.

Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в командировку, в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.

Кто составляет служебное задание

Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.

Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.

Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.

В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.

В связи с тем, что бланк служебного задания теперь не является обязательным к применению, необходимые цели могут включаться в приказ на командировку, либо оформляться отдельной служебной запиской. Лица, занимающие руководящие должности, могут не составлять задание сами для себя.

Внимание! Если в положении о командировках содержит указание на то, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нем, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.

С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.

Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки — какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.

Условия следующие:

  • Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
  • Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
  • В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения — к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.

Внимание! В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как командировочное удостоверение, так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.