Номенклатура дел организации

Содержание

Что такое номенклатура дел. Что входит в номенклатуру

Номенклатура дел организации

   Естественная реакция начинающего кадровика, увидевшего хаос в кадровом документообороте или вообще его отсутствие – паника. Первые вопросы – с чего начать, что нужно для работы отдела кадров.

А нужно систематизировать все дела! По принципу Менделеевской системы элементов, надо разложить дела отдела кадров. Составить список дел, подготовить папки для них и вперёд! Есть такое понятие, как номенклатура.

Что такое номенклатура дел? Это и есть ваша система Менделеева, по которой вы будете работать. Сейчас всё разложим по полочкам, и всё будет понятно.

Понятия

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – это список, в который вы включите все дела организации.

Дело – это папка с документами, которые собираются по одному признаку. Например, приказы об отпусках – это одно дело, а приказы о приёме на работу – другое.

Ещё есть индекс отдела и самого дела. Индекс дела – это номер по номенклатуре, через слеш ставится номер тома.

А индекс отдела – это номер отдела из сводной номенклатуры (если, конечно, такая есть).

Сводная номенклатура дел – это документы всей организации. То есть если разделить организацию на отделы, то каждому будет присвоен свой номер.

Пример сводной номенклатуры

Например: 1 – канцелярия (или секретариат), 2 – бухгалтерия, 3 – отдел кадров, 4 – юридический отдел и т.д.

Виды номенклатур

При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела.

Есть три варианта номенклатур:

  • типовая номенклатура дел (для однотипных отделов или компаний);
  • примерная номенклатура дел (скорее, рекомендательная, в которой содержится примерный состав папок, которые нужно завести в компании);
  • индивидуальная (её составляют с учётом специфики и структуры компании).

Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.

Составление номенклатуры дел

Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров. Для начала составим таблицу из пяти столбцов:

  • индекс дела;
  • заголовок;
  • количество томов;
  • сроки хранения;
  • примечания.

   Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела. Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами). А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 (далее 02, 03 и т.д.).

Заголовок – это название папки, например «Положение о проходной».

Количество томов – это и есть их количество. Ведь в дело можно вложить максимум 250 листов (по инструкции по делопроизводству). Эту ячейку вы заполните в конце года от руки, вы же не знаете, сколько томов у вас наберётся. В небольшой организации с текучкой кадров, например, приказов о приёме на работу набирается за год где-то тома 3.

Сроки хранения документов тут расписывать не имеет смысла, их очень много. Поэтому вот тут их можно посмотреть.

В примечаниях можно указывать:

  • о заведении дела (если дела хранятся постоянно, здесь нужно отметить, что дело заведено);
  • о переходящих делах;
  • о передаче в архив города;
  • об уничтожении (если срок вышел или принят новый ЛНА).

А теперь нужно заполнить строчки. Построчно вписываем все документы, которые в ходу у кадровика. Начнём с папки №1 – с положения об ОК.

Предположим, что сводная номенклатура всё же есть, но даже если её нет, давайте установим индекс отдела кадров – 03, а вдруг появится, тогда не нужно будет ничего переделывать.

Ведь не закреплены же законодательно сроки составления номенклатуры.

Первая строчка будет такая:

  • индекс дела – 3-01;
  • заголовок будет «Положение об отделе кадров»;
  • количество томов не пишем (он наверняка будет 1);
  • срок хранения пишем «до минования надобности»;
  • в примечании можно указать, что дело заведено.

И далее заполняем остальные строчки. Так как документов в ОК очень много, тут нет смысла все их перечислять, поэтому для примера можете использовать образец.

Внимание!

Важно: нельзя в одно дело помещать документы с разными сроками хранения! Например, приказы об административных отпусках должны храниться 5 лет, а об очередных – 75! Как вы передадите дела в архив? Их не примут! Заводите отдельные дела на все виды приказов.

Оформление и утверждение номенклатуры дел

Когда проект вы подготовите, принесите директору посмотреть, возможно, он добавит ещё дела. Если всё в порядке, готовьте приказ об утверждении номенклатуры дел (вот вам образец).

На первой странице документа должен присутствовать гриф утверждения и реквизиты приказа.

Готовую номенклатуру пронумеруйте постранично, прошнуруйте и скрепите печатью.

Что такое номенклатура дел, вы, наверное, уяснили для себя, и не стоит перегружать её делами, которые не в вашей компетенции. Например, не нужно включать в номенклатуру дел входящую или исходящую документацию, если есть канцелярия.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/kak-sostavit-nomenklaturu-del.html

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Номенклатура дел организации

В данной статье мы поговорим о том, каков порядок разработки, а также утверждения сводной номенклатуры дел предприятия. В следующей публикации вы найдете образец номенклатуры дел. От того, насколько грамотно составляется данный документ, зависит ведение делопроизводства в целом.

Зачем организации необходима номенклатура дел

Номенклатура дел – перечень заведенных в организации дел, который составлен по установленной форме и также определяет сроки хранения документации. Данный документ весьма полезен в делопроизводстве, так как благодаря ему работа с документацией может быть организована наиболее рационально. Номенклатура позволяет:

  • Осуществить группировку документов в делах в соответствии с определенной системой, благодаря этому удается обеспечить сохранность документации и оперативный ее поиск при необходимости.
  • Использовать при регистрации документов, каждому из которых присваивается регистрационный номер в соответствии с индексами дел и разработанной системой классификации.
  • Использовать ее в качестве основного документа при отборе дел для того, чтобы сдать их в архив, а также при отборе дел, у которых уже истек срок хранения, для их последующего уничтожения.
  • Применять ее в качестве учетной документации для дел с временными сроками хранениями, что позволяет не составлять никаких дополнительных описей.
  • Использовать ее как основу для составления описей для дел с долговременным и постоянным хранением в архивном деле, а также для создания актов для уничтожения документов.

Становится очевидно, что номенклатура дел многофункциональна, а потому нужна абсолютно каждой организации для ведения ее повседневной деятельности и упорядочения ее делопроизводства.

Это особенно актуально для государственных органов и муниципальных предприятий, которым приходится передавать свою документацию в государственные и муниципальные архивы.

А для нотариусов, акционерных обществ и других подобных организаций номенклатура дел составляется обязательно в соответствии с нормативными требованиями.

Даже если у вас совсем небольшая фирма, все же специалисты рекомендуют разработать для нее номенклатуру дел, так как это будет способствовать рациональному ведению делопроизводства, благодаря чему вы существенно облегчите свою работу, связанную с вопросами основной деятельности. И даже если со временем объем документальной массы в вашей компании существенно вырастет, это не станет для вас проблемой.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работу необходимо проводить на основании нормативно-методических документов. Составлением номенклатуры дел должна заниматься служба делопроизводства, это может быть общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п.

Для начала следует определиться с составом образующихся в организации документов.

Необходимо изучить устав компании и ее структуру; положения, касающиеся ее структурных подразделений и прочую документацию, которая регламентирует деятельность организации.

Также необходимо будет изучить отчетные и плановые документы компании, а помимо этого будет полезным знакомство с номенклатурой дел за предыдущий период.

Принято считать, что сводную номенклатуру дел предприятия составляют на основании номенклатур структурных подразделений, которые сначала согласовываются с ведомственным архивом.

В связи с отсутствием времени и надлежащей квалификации сотрудники отделов практически не имеют возможности для составления такого документа. Именно поэтому большую часть работы поручают специалисту, ответственному за создание сводного документа.

Идеальным вариантом будет представление в службу делопроизводства списков с названиями всех дел от каждого структурного подразделения.

Необходимо, чтобы в документе нашли отражение все документируемые участки.

Зачастую сотрудники отделов возражают против создания номенклатуры, утверждая, что все необходимые документы и так находятся у них под рукой.

Однако в соответствии с правилами необходимо, чтобы заголовки всех заводимых дел были внесены в номенклатуру. Исполненные же документы должны быть сформированы в дела в соответствии с общей системой.

Как уже было сказано, наиболее сложной частью работы при создании номенклатуры является правильная формулировка заголовков дел, их систематизация и проставление сроков хранения, а кроме того необходимо будет сделать ссылки на соответствующие статьи в перечне документов. Мы поговорим об этом подробнее в другой публикации, когда будем рассматривать конкретные примеры составления номенклатуры дел в организации.

Сводную номенклатуру дел необходимо оформлять на общем бланке компании, причем основная часть имеет вид таблицы с названиями граф в соответствии с регламентом.

Далее в соответствии с нормативными требованиями следует провести утверждение данного документа. Основные этапы утверждения номенклатуры таковы:

  • должностное лицо, ответственное за архив организации, должно завизировать документ;
  • затем руководитель службы делопроизводства должен подписать его;
  • далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией организации, для чего потребуется составлениепротокола заседания экспертной комиссии,
  • затем номенклатуру следует направить на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию подходящего архивного учреждения, что происходит как минимум раз в пять лет, однако данный этап может быть пропущен, если предприятие не осуществляет передачу документации на государственное хранение;
  • далее руководитель предприятия утверждает номенклатуру дел, что отражается в соответствующем грифе на самом документе или же представляет собой приказ об утверждении номенклатуры дел).

Типичной ошибкой многих является перемена местами двух последних этапов. Следует быть внимательными, чтобы не допускать ее. Дело заключается в том, что государственный архив вправе требовать внесения изменений в номенклатуру дел. Поэтому после утверждения документа уже поздно проводить согласования с кем-либо.

Правила таковы, что номенклатура дел предприятия должна составляться в трех-четырех экземплярах, которые будут храниться таким образом:

  • документ постоянного хранения должно храниться в службе делопроизводства;
  • еще один экземпляр хранится в государственном архиве (если же отсутствует согласование с проверочной экспертной комиссией соответствующего архива, то данный экземпляр не требуется);
  • третий экземпляр документа должен лежать в архиве предприятия;
  • остается еще один рабочий экземпляр, который лучше всего разместить так, чтобы к нему был свободный доступ у всех сотрудников компании, или же держать в электронном виде.

Текущая работа с номенклатурой дел

После того как номенклатура дел утверждена, каждое из структурных подразделений должно получить выписки из нее или информацию о местонахождении электронной формы данного документа, которым можно будет пользоваться в процессе работы.

Разработка сводной номенклатуры дел предприятия на новый год производится в четвертом квартале текущего года.

В связи со значительными изменениями структуры или функций компании может быть составлена новая номенклатура, что особенно актуально для государственных органов. Это означает, что необходимо будет в установленном порядке провести процесс утверждения номенклатуры, включая такие этапы как согласование с проверочной экспертной комиссией в архивном учреждении.

Если глобальные изменения не проводились, в конце года достаточно лишь уточнить номенклатуру дел. При необходимости можно добавить вновь заведенные дела или же удалить те, которые больше не нужны. Кроме того, можно отредактировать наименования заголовков дел и т.п. Подкорректированная номенклатура дел должна вводиться в действие с первого дня нового года.

После того как делопроизводственный год будет завершен, необходимо будет в установленной форме составить заключительную запись о количестве и категории дел, которые были заведены в организации.

Итак, мы закончили рассмотрение основных моментов, касающихся составления номенклатуры дел в организации. С продолжением данной темы вы сможете ознакомиться в следующих публикациях, где мы представим образец номенклатуры дел, который станет отличной иллюстрацией для изложенной здесь информации по созданию данного документа.

Источник: https://delo-pro.ru/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizacii-sostavlenie-i-utverzhdenie.html

Номенклатура дел организации образец составления

Номенклатура дел организации

Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.

Скачать образец номенклатуры дел организации (word)

Скачать пустой бланк номенклатуры дел организации (word)

Пример составления и образец номенклатуры дел 2019

Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графасодержание
1индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными ( название вида «разные документы» – недопустимо)
3количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

Есть два варианта разработки:

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:

  1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
  2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
  3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
  4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
  5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
  6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
  7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
  8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

  1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
  2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
  3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
  4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Таким образом, в 2019 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/primer-sostavleniya-nomenklatury-del-organizacii/

Номенклатура дел

Номенклатура дел организации

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов.

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3314

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

Номенклатура дел образец скачать, Word.

Бланк итоговой записи скачать.

Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита

Индекс

Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Наименование

Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения

Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Сроки хранения

Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

Примечания

Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.