Письменное согласие сотрудника на удержание из зарплаты не возвращенных в срок подотчетных сумм

Долги остались за уволенными. Что делать?

Бухгалтерам компаний порой приходится сталкиваться с ситуациями, когда сотрудник увольняется, но остается должен компании определенную денежную сумму. В этих случаях прежде всего интересует вопрос: как поступить с образовавшейся задолженностью уволившегося работника? Ответы на этот вопрос содержатся в нашей статье.

Все ситуации с долгами работников компаний можно разделить на 2 группы. Первая. Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед компанией. Вторая.

Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед компанией остается не погашенным. Разберем обе эти ситуации.

Рассмотрим также порядок списания и отражения в бухгалтерском и налоговом учете сумм различных задолженностей уволенных работников.

Основные виды долгов уволенных

Причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с компанией по собственной инициативе.

Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за 2 недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет1.При этом у сотрудника могут существовать задолженности перед компанией.

Существуют различные виды задолженностей уволенных работников перед компаниями. На практике чаще всего встречаются следующие виды долгов уволенных работников:

• дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;
• задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;
• задолженность сотрудника по своевременно не погашенному займу;
• задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.

Способы возврата долга

Как ликвидировать задолженность сотрудника перед компанией? Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности:

• удержание суммы долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;
• добровольное возвращение работником задолженности работодателю;
• взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке;
• прощение долга.

Эти способы могут применяться как по отдельности, так и комбинированно.Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно в том случае, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности.

Нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, кроме случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной матответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка2.

Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата3.

Следует также учитывать, что трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед фирмой из зарплаты увольняющегося сотрудника4. Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний5. При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания6.

ПримерМенеджер отдела снабжения компании Николаев Н.К. увольняется. Он должен фирме подотчетную сумму в размере 12 000 руб. Работодатель пропустил месячный срок на удержание из зарплаты этой своевременно не возвращенной суммы. При увольнении работник дал письменное согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности.

Он также согласен внести в кассу компании деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Сотрудник имеет статус резидента РФ по уплате НДФЛ. Права на вычеты по НДФЛ у него нет. На день увольнения бухгалтер компании начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб. Кассир выдал окончательный расчет.

Сумма удержания в счет погашения долга составила:

(37 000 руб. – 37 000 руб. x 13%) x 20% = 6438 руб.

Сумма к выплате:

37 000 руб. – 37 000 руб. x 13% – 6438 руб = 25 752 руб.

Сумма, которую работник должен внести для погашения долга: 12 000 – 6438 = 5562 руб. Бухгалтер компании сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– 12 000 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

– 12 000 руб. — отражена сумма, подлежащая взысканию с подотчетного лица;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

– 37 000 руб. — начислена сумма окончательного расчета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

– 4810 руб. — удержан НДФЛ с суммы окончательного расчета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

– 6438 руб. — удержана сумма задолженности по подотчетным суммам;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 25 752 руб. — выдана на руки сумма окончательного расчета после удержания НДФЛ и части задолженности по подотчетным суммам;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

– 5562 руб. — получена в кассу компании денежная сумма, добровольно внесенная Николаевым Н.К.

Взыскание по суду

Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание сумм за неотработанный отпуск, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу компании? Есть 2 возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке7.

Но согласно пункту 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках если работодатель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог его произвести, то дальнейшее взыскание (через суд) не производится8.

Хотя в настоящее время на регистрации в Минюсте России находится приказ Минздравсоцразвития России, которым данная норма Правил признается утратившей силу. Если приказ будет зарегистрирован, то работодатель сможет после увольнения сотрудника взыскивать через суд суммы задолженности.

Пока же в случае отказа работника от добровольного погашения суммы долга по неотработанному отпуску взыскать ее в судебном порядке весьма проблематично, но возможно. В судебной практике существуют решения о взыскании с уволенных задолженности за неотработанные отпускные9.

Однако судебная тяжба с уволившимся сотрудником может длиться долго. Что делать бухгалтеру? В этом случае следует скорректировать в налоговом учете расходы по налогу на прибыль на суммы излишне выплаченных отпускных или авансов10.

ПримерПри увольнении секретаря полиграфической компании выяснилось, что у него образовалась задолженность за неотработанные дни отпуска текущего года. Ему были излишне начислены отпускные на сумму 20 000 руб.

Он должен был вернуть в кассу компании наличными деньгами сумму в размере 17 400 руб. ((20 000 руб. – (20 000 руб. x 13%)) — начисленные отпускные за минусом НДФЛ. Работник отказался возвращать в кассу компании эти деньги.

Компания обратилась в суд с иском к работнику о возврате излишне выплаченных отпускных. Фирма применяет общую систему налогообложения. Она платит взносы по “травматизму” по тарифу 0,2%, страховые взносы в ПФР — по ставке 20%, ФСС России — 2,9% и ФОМС — 3,1%.

Сотрудник родился в 1957 г. Права на вычеты НДФЛ у него нет.На дату увольнения сотрудника бухгалтер сделал следующие записи в учете:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. (сторно) — уменьшена сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. — отражена сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) (сторно) — уменьшена сумма взносов по “травматизму” с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) — начислены взносы на страхование по “травматизму”;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — уменьшены взносы в ФСС России с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) — начислены взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-2

– 4000 руб. (20 000 x 20%) (сторно) — уменьшены взносы в ПФР с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2

– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) — начислены взносы в ПФР;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — уменьшены взносы в фонды ОМС с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) — начислены взносы в фонды ОМС.Далее. Нужно сделать следующие записи на дату обращения в суд:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70

– 17 400 руб. — отражена сумма претензии на дату получения денежных средств от бывшего работника;

ДЕБЕТ 50, 51 КРЕДИТ 73-2

– 17 400 руб. — получены денежные средства от бывшего работника в удовлетворение претензии;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

– 2600 руб. (20 000 руб. x 13%) (сторно) — уменьшена сумма ранее начисленного налога на доходы физлиц;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. (сторно) — сторнирована сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%)(сторно) — сторнированы взносы на страхование по “травматизму”;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — сторнированы взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2 субсчет

– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) (сторно) — сторнированы взносы в ПФР;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — сторнированы взносы в фонды ОМС.Если суд не удовлетворит иск компании к работнику, все ранее произведенные расходы будут считаться произведенными за счет расходов, не учитываемых для целей налогообложения.В бухгалтерском учете тогда следует сделать запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

– 17 400 руб. — отражен отказ по исковой сумме.

В рассмотренной ситуации следует учитывать важный момент.

Если компания не сможет вернуть по суду излишние выплаченные суммы и не уменьшит в налоговом учете расходы на сумму начисленных неотработанных отпускных, то по истечении срока исковой давности эти расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности не могут повторно учитываться как внереализационные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль12.

Списание долга

Предположим, сотрудник уволился и не вернул неотработанный аванс по зарплате или задолженность за неотработанные дни отпуска, но бухгалтер в налоговом учете своевременно уменьшил расходы по налогу на прибыль на сумму излишне начисленных отпускных и сдал в ИФНС уточненные декларации по налогу на прибыль.

В суд работодатель не обращался, и срок исковой давности давно истек. Что делать бухгалтеру с такой задолженностью?
В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности в составе внереализационных и прочих расходов соответственно.

Пунктом 12 Положения по бухучету 10/99 “Расходы организации” (ПБУ 10/99) установлено, что к прочим расходам организации относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания.

В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности по заработной плате с истекшим сроком исковой давности надо отразить записью:ДЕБЕТ 91-2 субсчет “Прочие расходы” КРЕДИТ 70 – списана сумма дебиторской задолженности.

В налоговом учете к внереализационным расходам относятся убытки, полученные компанией в отчетном (налоговом) периоде, в виде суммы безнадежных долгов.И если истек срок исковой давности, то такие долги перед компанией признаются безнадежными15.

Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, признается для целей налогообложения прибыли безнадежной и подлежит включению в состав внереализационных расходов16.

И для целей налогообложения не имеет значения, принимала компания действия по взысканию такой задолженности или нет17.

При выплате аванса в середине месяца у компании не возникает необходимость исчисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ. Такая обязанность появляется один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход18. Поэтому при увольнении сотрудника, получившего неотработанный аванс, удержать НДФЛ с такого аванса удается не всегда. Кроме того, раз сотрудник не отработал аванс, то и доход у него не возник, но деньги он получил. Часто не удается удержать НДФЛ и с невозвращенных подотчетных сумм уволившихся работников. Когда в таких случаях у уволившегося сотрудника возникает доход и как поступить с НДФЛ? Что делать, если компания решила простить и списать долг уволенного работника?
Здесь нужно учитывать, что моментом признания расходов от списания безнадежной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности будет являться дата истечения срока исковой давности19. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования, приказа руководителя организации20.
Поэтому в момент признания суммы невозвращенной задолженности по подотчетным суммам или невозвращенной задолженности по зарплате (неотработанному авансу) уволенного работника прочим расходом компании (в бухгалтерском учете) и внереализационным расходом (в налоговом учете) у уволенного работника возникает доход, который подлежит обложению НДФЛ21. И фирма обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли такие доходы у уволенного работника, письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме задолженности бывшего сотрудника22.
Если говорить об излишне полученных работником отпускных, то при списании такого долга по истечении срока исковой давности не нужно сообщать о неудержанном НДФЛ. Поскольку при выплате отпускных налог удерживается работодателем в общем порядке.

Авторы статьи:
Ю.В. Ирлица,
эксперт журнала

Экспертиза статьи:
С.В. Мягкова,служба Правового консалтинга ГАРАНТ,

профессиональный бухгалтер-эксперт

Источник: //www.garant.ru/company/garant-press/ab/270851/02/

Удержание из зп подотчетных сумм

• Введение
• Понятие «заработная плата» охватывает все  виды заработков: различные премии, доплаты, надбавки и социальные льготы, которые начисляются в денежной и натуральной формах, независимо от источников финансирования. Также включает денежные суммы, начисленные в соответствии с законодательством за непроработанное время, т.е. ежегодный отпуск, праздничные дни.
• Трудовые  доходы каждого работника определяются по их личным вкладам с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.
• Удержание материального ущерба по подотчетным суммам (Варпаева И.А.)
• Как правило, наибольшее разногласие во взаимоотношениях между работниками и работодателями вызывают вопросы, связанные с заработной платой. Это вполне объяснимо. Ведь для большинства людей заработная плата является основным источником дохода. А для работодателей — это одна из значительных статей расходов на персонал.
• Каждое  учреждение начисляет заработную плату  своим работникам. Одновременно производятся удержания, уменьшающие размер заработной платы. Поэтому работник заинтересован  в том, чтобы размер удержаний  был как можно меньше или причины для удержания отсутствовали вовсе. Трудовое законодательство устанавливает достаточно жесткие правила, которые определяют случаи, размеры и порядок удержаний из заработной платы работников. Их следует знать как работникам, так и ответственным лицам, занимающимся выплатой заработной платы работникам.
• Удержание из зарплаты работника излишне выплаченных сумм
• Проводки удержание подотчетных сумм из зп
• Виды излишних выплат
• Порядок удержания излишних выплат
• Если удержать излишние выплаты не удалось
• Приказ об удержании из зарплаты работника неиспользованного остатка подотчетного аванса (образец заполнения)
• Заявление об удержании из заработной платы подотчетных сумм
• Как удержать из зарплаты сотрудника не возвращенные в срок подотчетные суммы
• Срок возврата
• Какими документами оформить удержание
• Максимальная сумма удержания
• Бухучет
• Образец заявления на удержание из зарплаты подотчетных сумм
• Similar articles:
• Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм.

Удержание материального ущерба по подотчетным суммам (Варпаева И.А.)

Минимальный размер оплаты труда работников предприятий всех организационно-правовых форм устанавливается законодательством. На данный момент к 2010 году минимальный размер оплаты труда составляет 10 000 рублей.

Каждое  учреждение начисляет заработную плату  своим работникам. Одновременно производятся удержания, уменьшающие размер заработной платы. Поэтому работник заинтересован  в том, чтобы размер удержаний  был как можно меньше или причины для удержания отсутствовали вовсе. Трудовое законодательство устанавливает достаточно жесткие правила, которые определяют случаи, размеры и порядок удержаний из заработной платы работников. Их следует знать как работникам, так и ответственным лицам, занимающимся выплатой заработной платы работникам.

1 Удержания из заработной платы работников

К основным удержаниям из заработной платы  относятся:

1. НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)

2. Суммы алиментов по исполнительным листам

3. Удержание невозвращенных во время подотчетных сумм

4. Возмещение причиненного материального ущерба

5. Удержания по суммам предоставленных сотруднику займов и процентов

6. Прочие удержания по заявлению сотрудника.

Все виды удержаний из заработной платы  отражаются по дебету счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания.

1.1 НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)

Самым распространенным удержанием из заработной платы является налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Согласно ст. 207 «Налогоплательщики» НК РФ плательщиками этого налога признаются физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации.

Налоговая ставка устанавливается в размере:

• 13% в отношении большей части доходов, получаемых физическими лицами, включая заработную плату и иные выплаты, производимые в пользу работников, вознаграждения за выполнение работ по договорам гражданско-правового характера и т.д.;
• 30% в отношении доходов физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;
• 6% в отношении доходов от долевого участия в деятельности других организаций;
• 35% в отношении таких доходов, как стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения 2000 руб. за налоговый период и др.

При определении налоговой базы учитываются  все полученные налогоплательщиком в течение налогового периода доходы, включая заработную плату, оплату отпуска и больничных листов и иные виды доходов.

Налоговая база в отношении доходов, подлежащих обложению по налоговой ставке 13%, определяется как денежное выражение  таких доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов.

Налог на доходы физических лиц в бухгалтерском учете отражается записью:

Дебет 70, Кредит 68 —    удержан из зарплаты налог на доходы физических лиц.

1.2 Суммы алиментов  по исполнительным листам 

Алименты  на содержание несовершеннолетних детей  удерживаются с дохода работника, как  по основному месту работы, так  и при работе по совместительству.

Источник: //obd2bluetooth.ru/uderzhanie-iz-zp-podotchetnyh-summ/

Как удержать из зарплаты сотрудника не возвращенные в срок подотчетные суммы – НалогОбзор.Инфо

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.

3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п.

 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу. Об этом сказано в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)?

Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета.

Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд.

Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Максимальная сумма удержания

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Бухучет

В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:

Дебет 94 Кредит 71

– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 94

– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).

Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.

Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу.

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок

В марте менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.

В марте:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.

В апреле:

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за апрель;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет упрощенку

ООО «Альфа» применяет упрощенку (объект «доходы за вычетом расходов»).

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» не учел в составе:

• расходов – сумму, выданную под отчет сотруднику;
• доходов – сумму несвоевременно погашенной дебиторской задолженности.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет ЕНВД

ООО «Альфа» – плательщик ЕНВД. Менеджеру организации А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Сумма выплаченной зарплаты, удержания и задолженность сотрудника по подотчетным суммам на расчет ЕНВД не влияют.

Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.

Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября.

Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения.

Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п.

 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.

По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности.

Таким образом, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана в бухучете (п. 14.3 ПБУ 10/99) и при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37, от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589).

Источник: //NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/zarplata_srednij_zarabotok/kak_uderzhat_iz_zarplaty_sotrudnika_ne_vozvrashhennye_v_srok_podotchetnye_summy/44-1-0-1107

Удержание из заработной платы подотчетных сумм: основания, правила составления и образец приказа

Работодатель вправе выдавать работникам денежные суммы под отчет на различные административно-хозяйственные приобретения и прочие нужды. Это могут быть средства для приобретения товарно-материальных ценностей или на командировочные расходы.

Можно ли удержать из зарплаты подотчетные суммы

Перечень лиц, которым могут выдавать средства под отчет, работодатель может закрепить через издание приказа (хотя это необязательно). Подотчетным лицом может стать любой сотрудник предприятия.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Средства под отчет могут выдаваться сотрудникам в наличной форме или в безналичном формате на банковский счет. После того как средства получены, работник должен будет отчитаться за них.

Под таким отчетом понимается предоставление сотрудником работодателю документального подтверждения размера затрат и возврат работодателю неизрасходованных подотчетных сумм.

Если подотчетные суммы были выданы в наличной форме, то сотрудник должен предоставить отчет в течение 3 рабочих дней после истечения того срока, на который они были выданы ему или со дня выхода работника на работу (например, после его возвращения из командировки). Это требование прописано в п. 6.3 Указания ЦБ от 2014 года №3210-У.

Законодательно не запрещается выдавать сотрудникам подотчетные суммы, даже если они не отчитались по предыдущим.

Сроки выдачи подотчетных сумм работодатель утверждает самостоятельно и закрепляет их в локальных нормативно-правовых актах (например, во внутреннем Положении о расчетах с подотчетными лицами).

В отношении сумм под отчет, которые были выданы в безналичной форме, работодатель должен заранее определиться с двумя аспектами: на какой срок выдаются подотчетные суммы, и какова финальная дата для предоставления сотрудниками отчетности.

Если работник не отчитался по выданным ему подотчетным суммам, то работодатель может удержать их из его зарплаты. При этом ему нужно учитывать некоторые законодательные нюансы.

Процедура удержания подотчетных сумм регламентируется ст. 137 Трудового кодекса.

Выдача денег работникам под отчет регулируется указанием ЦБ от 2014 года №3210-У, который устанавливает порядок ведения кассовых операций.

Нужно ли согласие сотрудника на удержание подотчетной суммы

Сотрудник может вернуть неизрасходованные им средства в наличной форме и внести их в кассу предприятия. Но если у него нет возможности в установленные сроки вернуть задолженность, то допускается несколько вариантов для ее удержания из зарплаты.

Трудовой кодекс в ст. 137 предусматривает право работодателя на возврат неизрасходованных подотчетных сумм. Вернуть средства допускается в нескольких вариантах:

1. По желанию работника. В данном случае сотрудник пишет заявление на имя работодателя в свободной форме, где просит удержать из его доходов подотчетные суммы.
2. По решению работодателя через издание приказа об удержании подотчетных сумм у работника.

Независимо от способа возврата подотчетной суммы от работника должно быть получено согласие на удержание. Иначе по положениям ст. 137 Трудового кодекса и согласно разъяснениям Роструда от 2007 года №3044-6-0, единственным способом для взыскания задолженности будет обращение в суд.

В приказном порядке без предварительного согласия работника получить подотчетные суммы нельзя. Согласие работника на удержание в обязательном порядке должно быть получено в письменной форме, чтобы у контролирующих инстанций не было повода для привлечения работодателя к ответственности.

Согласие может иметь форму заявления от работника, либо тот может расписаться в приказе на удержание подотчетной суммы и указать там, что он не оспаривает основания на удержание и размер задолженности.

Также работодатель может предварительно передать сотруднику письменное уведомление о размере предстоящего удержания, где тот должен поставить свою подпись.

Также на практике возможны следующие варианты развития событий:

1. Если между работодателем и сотрудником возникли разногласия по сумме задолженности, или сотрудник отказывается возвращать денежные средства добровольно, то работодатель должен обратиться в суд. Для взыскания задолженности в данном случае действует срок исковой давности в три года.
2. Руководство компании может принять решение о списании задолженности путем признания ее доходом сотрудника. Важно учитывать, что данная сумма станет налогооблагаемым доходом и с нее необходимо перечислить НДФЛ с неиспользованных подотчетных сумм. Прощение задолженности работнику оформляется через издание соответствующего приказа.

Документы-основания для удержания

В качестве основания для издания приказа может выступать заявление, полученное от работника на удержание определенной суммы.

Заявление подается на имя руководителя организации и содержит данные о работнике, дату получения им подотчетной суммы; размер задолженности перед работодателем, который разрешает удержать сотрудник; дату удержания.

Сотрудник может указать в заявлении сумму долга, который он разрешает списывать из его зарплаты.

Но если такое заявление не было предварительно получено, то для взыскания задолженности с работника используется такая форма, как авансовый отчет.

Его подотчетное лицо заполняет самостоятельно. В нем необходимо указать следующие сведения:

1. Наименование работодателя.
2. ФИО подотчетного лица, место его работы.
3. Даты расходования по первичной документации.
4. Наименование первичного документа.
5. Сумма расхода.

В качестве приложений к авансовому отчету выступают первичные документы, которые подтверждают размер затрат: чеки, кассовые ордеры и пр. Если по авансовому отчету списываются суточные расходы, которые не имеют первичной документации, то в нем просто прописывается сумма суточных, которая утверждена на предприятии во внутренней документации.

В итоговой строчке авансового отчета подотчетное лицо указывает израсходованную им сумму, а бухгалтер проверяет, насколько она соответствует полученной им сумме.

На составление авансового отчета и передачу его в бухгалтерию работнику дается 3 рабочих дня после возврата из командировки или окончания срока пользования средствами под отчет. Если авансовый отчет не был представлен, то вся подотчетная сумма становится долгом сотрудника перед работодателем.

Правила составления приказа

Работодатель обязан издать приказ об удержании из зарплаты в течение месяца после того, как ему стало известно о наличии задолженности у сотрудника. Если указанные сроки были упущены, то за взысканием суммы долга придется обращаться в суд либо сотрудник должен будет предварительно написать заявление на удержание.

Сотрудник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольном формате.

В приказе следует прописать следующие сведения:

1. Наименование компании-работодателя.
2. Наименование документа.
3. ФИО подотчетного лица и его должность.
4. Дата издания приказа и место (город).
5. Обстоятельства выдачи подотчетной суммы: когда она была выдана и на какие цели (например, в связи с командировкой).
6. Сумма денежных средств, которая подлежит удержанию.
7. Перечень приложений (это может быть уведомление об удержании, авансовый отчет либо письменное заявление работника).

В приказе руководитель компании может назначить ответственное лицо за удержание денежных сумм из заработной платы. Обычно это сотрудник бухгалтерии, который ответственен за начисление зарплаты.

Образец приказа на удержание из зарплаты подотчетных сумм можно скачать здесь. Работодатель вправе утвердить собственный типовой формат приказа об удержании денежных средств из зарплаты работника. Особенно это актуально в случае, когда удержания производятся достаточно часто.

Удержание производится в ближайший день выдачи зарплаты.

Его допускается произвести как из авансового платежа, так и окончательного расчета. Стоит учитывать, что даже при наличии правильно оформленного приказа на удержание и полученного согласия работника работодателю не всегда удается единовременно удержать невозвращенную ему подотчетную сумму.

Связано это с тем, что положения трудового законодательства ограничивают размер удержаний из доходов работника.

Размер удержаний

Удерживаемая задолженность из доходов подотчетного лица не может превышать 20% от суммы зарплаты после уменьшения ее на НДФЛ. Указанные ограничения приведены в ст. 138 Трудового кодекса и приведены в разъясняющем письме Минздравсоцразвития от 2011 года №22-2-4852.

Если размер задолженности по подотчетной сумме превысил 20% от суммы долга, то удержания придется разбить на несколько частей. Но если от сотрудника получено письменное заявление на удержание всей суммы, то указанный лимит в 20% можно не учитывать.

Таким образом, за работодателем закреплено право на удержание из заработной платы подотчетной суммы, которая не была израсходована работником. Удержание производится через заявление сотрудника или в приказном порядке по распоряжению работодателя.

В любом случае от работника нужно получить согласие на удержание, иначе получить задолженность можно только в судебном порядке.

Загрузка…

Источник: //pravo.team/trudovoe/oplata/uderzanie-podotcetnyh-summ.html

Правила написания заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы – образец, ограничения по взысканию

В некоторых случаях работник может получать от своего работодателя подотчетные суммы – как правило, это средства, предназначенные для целевого использования.

После всех операций, совершенных с такими деньгами, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия о произведенных расходах с помощью авансового отчета.

Иногда выделенные средства расходуются не полностью, а остаток подлежит возврату в финансовую службу организации.

к оглавлению ↑

Как удержать из зарплаты подотчет?

Существуют строго определенные сроки, в которые необходимо предоставить авансовый отчет по использованным деньгам.

Сроки предоставления отчета:

• Три дня (рабочих) после истечения срока, на который средства были выданы.
• Если расходы осуществлялись работником, находящимся в командировке, то предоставить информацию по подотчетным суммам ему следует также, не позже трех рабочих дней, следующих за днем возвращения.

Обычно эта процедура предполагает составление работником авансового отчета, в котором детально указываются все операции с подотчетными суммами, включая даты, размер и характер понесенных расходов.

Если по тем или иным причинам вернуть всю сумму оставшихся подотчетных денег не получается, то она удерживается из заработной платы работника.

Остаток суммы, подлежащий удержанию, чаще всего, не вызывает разногласий между сторонами (работником и работодателем). Поэтому ни тот, ни другой не обременяют себя лишними бумагами, и взыскание из зарплаты происходит без дополнительного документального оформления.

Но на самом деле, трудовое законодательство определяет порядок и правила такого удержания.

Сотруднику необходимо написать работодателю заявление с просьбой взыскивать определенную часть из своей зарплаты в счет погашения не возвращенных подотчетных сумм.

В заявлении можно указать периодичность и размер подлежащих удержанию выплат (в пределах требований, установленных Трудовым кодексом, о которых будет сказано чуть ниже).

После написания заявления руководитель предприятия в течение одного месяца (не больше) издает приказ об удержании средств подотчета из заработной платы, который принимается финансовым органом учреждения к исполнению. Работник, с которого будут удерживаться деньги, знакомится с приказом под роспись.

Важно: Правильная процедура оформления удержания (изложенная выше) способна защитить интересы и работника, и работодателя, если в дальнейшем у них возникнут неразрешимые разногласия, которые придется решать в суде.

Поэтому не стоит пренебрегать всеми бюрократическими формальностями.

Следует помнить, что если стороны не пришли к договоренности о величине возвращаемой подотчетной суммы, то вынести окончательное решение способен только суд.

Без его согласия удержания средств с работника недопустимы.

Такие действия со стороны работодателя станут грубейшим нарушением трудового права и поставят его в заведомо невыгодную позицию.

В этом случае деньги, которые решено не взыскивать, проводятся бухгалтерией как доход работника.

к оглавлению ↑

Как написать правильно?

Для правильного составления заявления о взыскании подотчетных сумм из заработной платы, требуется обязательно указать следующие моменты:

• Полное наименование компании, которая выдала денежные средства, с указанием ее организационно-правовой формы, названия, юридического адреса.
• Фамилию, имя и отчества руководителя предприятия.
• Сведения о заявителе (помимо его ФИО можно указать и паспортные данные, а так же должность и структурное подразделение, в котором он работает).
• Описательная часть – в ней будет кратко изложена ситуация, предшествовавшая подаче заявления (когда, кем, на что и в каком количестве выдавались деньги), а так же добровольное согласие на удержание из заработной платы и указание на отсутствие спорных вопросов.
• Заключительная часть – определены порядок, периодичность и продолжительность удержания.
• Дата написания.
• Подпись заявителя с обязательной расшифровкой.

Заявление подается на имя руководителя организации, который ставит на него свою резолюцию.

к оглавлению ↑

Скачать образец

Скачать пример заявления об удержании из зарплаты подотчетной суммы по авансовому отчету – word.

Так выглядит образец:

Для удержания из зарплаты алименты заявление нужно писать по такому образцу.

к оглавлению ↑

Ограничения по взысканию по ТК РФ

Законодательство, безусловно, устанавливает ограничения по размеру взысканий, которые могут быть обращены работодателем на заработную плату своего подчиненного.

Детально они определены в ст. 137—138 Трудового кодекса РФ. Общее правило говорит о том, что суммарная величина всех удержаний не должна быть больше 20% (в некоторых случаях допустимо взыскивать до 50% или даже до 70%, но это большая редкость) от заработной платы (то есть тех ее составляющих, которые определены положениями ст. 129 ТК РФ).

Важно: некоторые суммы и виды доходов не будут подвержены никаким взысканиям даже в том случае, если в ходе судебного заседания требования работодателя будут удовлетворены, и он получит исполнительный документ, который передаст в ФССП.

Нельзя удержать из заработной платы:

• Компенсацию за вред, причиненный здоровью.
• Выплаты по потере кормильца.
• Компенсационные выплаты за вред (болезни, увечья и т.д.), причиненный при выполнении служебных обязанностей (временная или стойкая утрата трудоспособности).
• Единовременную материальную помощь, выплачиваемую в связи с семейными обстоятельствами, чрезвычайными ситуациями природного и техногенного характера.
• Получаемые социальные пособия.

Как удержать алименты из зарплаты?

к оглавлению ↑

Выводы

Таким образом, подотчетные средства обязательны к возврату. Отчетность необходимо предоставить в трехдневный срок.

В реальной жизни удержание нередко производится на основании устного согласия, но это неправильно.

Следует оформлять процесс в виде приказа на удержание, изданного на основе поданного работником заявления. При отсутствии согласия по сумме возврата следует обратиться в суд.

Величина удержаний не должна быть более 20%. Можно больше, если работник сам этого просит, или так велит закон.

Источник: //rabotnika.ru/zayavleniya-na-uderzhanie-podotchetnyx-summ-iz-zarplaty/