Положение об архиве

Примерное положение об архиве организации

Положение об архиве

  • Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  • Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

  • Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

  • Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

  • Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст.

     2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

     19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], локальными нормативными актами государственного органа.
     

  • Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения[2] (при их наличии);

    г) фонд пользования (архива)[3] (при наличии);

    д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
     

    III. Задачи Архива организации

  • К задачам Архива организации относятся:

    7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

    7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

    7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
     

    IV. Функции Архива организации

  • Архив организации осуществляет следующие функции:

    8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

    8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[4].

    8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

    8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

    а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

    в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

    г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

    8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

    8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

    8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

    8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

    8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

    8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

    8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

    8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

    8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

    8.17. Оказывает методическую помощь:

    а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

    б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
     

    V. Права Архива организации

  • Архив организации имеет право:

    а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

    б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

    в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

    г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

    д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
     

  • Источник: http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-arhiv-organization.shtml

    Примерное положение об архиве – скачать бесплатно

    Положение об архиве

    УТВЕРЖДЕНО

    Приказ_______________________

    (наименование

    _____________________________

    организации, учреждения)

    от №

    ПОЛОЖЕНИЕ

    об архиве_____________________________________

    (организации, учреждения)

    1. Общие положения

    1.1 . Документы, образующиеся в процессе деятельности _______________________

    __________________________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    и имеющие научное, экономическое, социальное и историческое значение составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению ______________

    __________________________________________________________________________

    (архивного учреждения)

    До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в архиве ____________________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    в пределах, установленных законодательством об Архивном фонде РФ

    1.2 . Архив ______________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    обеспечивает сохранность, отбор, учет, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в результате деятельности ___________________

    __________________________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

    За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации _________

    __________________________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

    1.3 . Архив ______________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    входит в состав ____________________________________________________________

    (наименование структурного подразделения)

    и возглавляется одним из его сотрудников, ответственным за ведением архива.

    1.4 . В своей работе архив _________________________________________________

    (организации, учреждения)

    руководствуются законодательством Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации “Об архивном фонде Российской Федерации и архивах”, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями, инструкциями Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами вышестоящих организаций, положением об __________________________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    настоящим положением.

    1.5 . Архив ______________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    работает по планам работы __________________________________________________

    (наименование отдела)

    и отчитывается о результатах пере начальником ________________________________

    __________________________________________________________________________

    (наименование структурного подразделения)

    1.6 . Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник ________________

    __________________________________________________________________________

    (наименование структурного подразделения)

    1.7 . Организационно-методическое руководство деятельностью архива

    __________________________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    осуществляет ______________________________________________________________

    (наименование структурного подразделения)*

    * Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).

    2. Состав документов

    Архив ____________________________________________ принимает на хранение:

    (организации, учреждения)

    2.1 . Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в результате деятельности _____________________________________

    (организации, учреждения)

    и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение (на бумажных носителях, в виде микрофильмов (микрофиш), на магнитных носителях).

    2.2 . Документы временного срока хранения, в том числе и свыше 10 лет, необходимые в практической деятельности ____________________________________

    (организации, учреждения)

    (на бумажных носителях, в виде микрофильмов (микрофиш), на магнитных носителях).

    2.3 . Документы по личному составу, служебные и ведомственные издания.

    2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

    3. Основные задачи и функции

    3.1. Основными задачами архива ___________________________________________

    (организации, учреждения)

    являются:

    3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

    3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание и совершенствование научно-справочного аппарата, организация использования документов, хранящихся в архиве.

    3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов _________________________________________________ на государственное хранение.

    (организации, учреждения)

    3.1.4. Осуществление систематического контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве _________________________________________.

    (наименование организации, учреждения)

    3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

    3.2. В соответствии с возложенными на него задачамиархив_____________________________________________________________________

    (наименование организации, учреждения)

    осуществляет следующие функции:

    3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с ______________________________________

    (наименование архивного учреждения)

    график представления описей на утверждение экспертно-проверочной комиссии __________________________________________________________________________

    (наименование архивного учреждения)

    и передачи документов _____________________________________________________

    (организации, учреждения)

    на государственное хранение.

    3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений ______________________________

    (организации, учреждения)

    обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой РФ, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

    3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.

    3.2.4. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии _____________________________________ и экспертно-проверочной комиссии

    (организации, учреждения)

    ____________________________________________________.

    (наименование архивного учреждения)

    3.2.5 . Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве _____________________________________ делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом ____________________________________________________.

    (наименование архивного учреждения)

    3.2.6. Организует использование документов:

    – информирует руководство и работников структурных подразделений _____________________________________ о составе и содержании документов архива;

    (организации, учреждения)

    – выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования (для работы в помещении архива);

    – исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

    – ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

    3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии ____________________________________________________________

    (организации, учреждения)

    описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе экспертной комиссии ______________________________________________________________.

    (организации, учреждения)

    3.2.8. Ежегодно представляет в _____________________________________________

    (наименование архивного учреждения)

    сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

    3.2.9. Подготавливает и в установленном порядке их передает на хранение в ________________________________________ документы архивного фонда РФ.

    (наименование архивного учреждения)

    3.2.10. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел _______________________________________________,

    (организации, учреждения)

    контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив ______________________________________.

    (организации, учреждения)

    4. Права

    Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

    4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в _______________________________________________________.

    (организации, учреждения)

    4.2. Запрашивать от структурных подразделений ______________________________

    (организации, учреждения)

    сведения, необходимые для работы архива.

    4.3. Вносить предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности _______________________________________________________

    (организации, учреждения)

    и работе архива.

    5. Ответственность

    5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

    5.2. Обязанности и ответственность заведующего архивом ___________________ ____________________________________

    (организации, учреждения)

    определяются должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке.

    Источник: http://www.gosthelp.ru/text/Primernoepolozhenieobarxi.html

    Положение об архиве организации: проект

    Положение об архиве

    Представляю новую рубрику сайта «Новости партнеров«. Буду пополнять ее по пятницам. Сегодня с удовольствием представляю вам портал Архивное делопроизводство и любезно предоставленную им статью — положение об архиве организации. Конечно, это только проект, но он запросто может стать основой локального нормативного акта для каждой компании, в которой есть архив.

    I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1 В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в «Наименование организации» создается архив.

    1.2. Архив создается в составе “службы делопроизводства”, и осуществляет прием и хранение архивных документов с целью использования.

    *как вариант архив может быть самостоятельным структурным подразделением.

    1.3. «Наименование организации» обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

    1.4. Должностные лица «Наименование организации» несут ответственность за нарушение норм, установленных Правилами работы архивов организаций.

    1.5.

    В состав документов архива «Наименование организации» входят документы, образовавшиеся в процессе деятельности: управленческие, бухгалтерские, финансовые, документы кадрового учета, личные дела и лицевые счета сотрудников, техническая и инженерная документация, планы и схемы; научно-справочный аппарат архива; так же в состав документов архива входят все документы организаций предшественников.

    1.6.

    Архив «Наименование организации» в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации по вопросам архивного дела; нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива); Основными правилами работы архивов организаций, действующими в «Наименование организации» правовыми актами и методическими документами по вопросам организации работы с документами, а также настоящим Положением.

    1.7. Положение об архиве «Наименование организации» утверждается руководителем «Наименование организации»

    1.8. При смене ответственного за архив «Наименование организации», прием-передача документов, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем «Наименование организации».

    1.9. При ликвидации «Наименование организации» или структурных подразделений, входящих в состав «Наименование организации», передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.

    II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

    2.1. Основными задачами архива организации являются:

    Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве «Наименование организации»;

    • учет и обеспечение сохранности документов;
    • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
    • использование хранящихся в архиве документов;
    • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

    2.2. В целях выполнения основных задач архив «Наименование организации» осуществляет следующие функции:

    • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
    • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
    • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
    • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ использования;
    • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
    • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
    • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
    • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
    • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
    • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

    III ПРАВА АРХИВА

    3.1. Для выполнения основных задач и функций архив «Наименование организации» имеет право:

    • требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив «Наименование организации» документов в упорядоченном состоянии;
    • контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива «Наименование организации»;
    • запрашивать от структурных подразделений и организаций — источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
    • участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

    IV ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

    4.1. Архив «Наименование организации» совместно с руководителем организации несет ответственность за:

    • несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
    • утрату и несанкционированное уничтожение документов;
    • необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
    • нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

    V ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

    5.1. В архиве составляются: годовой план работы и план-график приема дел в архив «Наименование организации».

    5.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

    5.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

    5.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

    5.5. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.

    5.6. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

    5.7. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

    VI ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    6.1. Ответственным за архив «Наименование организации» назначается специалист с высшим профильным образованием, либо со стажем работы не менее двух лет в сфере архивного дела. Должность утверждается в штатном расписании «Наименование организации».

    6.2. Ответственный за архив исполняет обязанности согласно должностной инструкции.

    6.3. Ответственный за архив несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, обусловленных положением об отделе, его задачами и функциями.

    __________

    Это положение об архиве организации представлено в виде проекта. На его основе каждый может составить положение о собственном архиве. Еще раз спасибо партнеру!

    Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5483

    Об утверждении примерного положения об архиве организации , Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №42

    Положение об архиве

    В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.

    5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

    N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034),

    приказываю:

    Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

    Руководитель

    А.Н.Артизов

    Зарегистрировано

    в Министерстве юстиции

    Российской Федерации

    15 августа 2018 года,

    регистрационный N 51895

    Примерное положение об архиве организации

    УТВЕРЖДЕНО

    приказом Федерального

    архивного агентства

    от 11 апреля 2018 года N 42

    I. Общие положения

    1. Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

    2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

    3.

    Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

    4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

    5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.

    2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.

    19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

    ________________

    Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

    II. Состав документов Архива организации

    6. Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

    ________________

    Источник: http://docs.cntd.ru/document/542622369

    Положение об архиве

    Положение об архиве
    УТВЕРЖДАЮ ___________________________ ___________________________ (должность руководителя организации, наименование организации) ___________/______________/ (подпись) (Ф.И.О.) “__”___________ ____ г. М.П.

    1.1.

    В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ “_____________” (далее – Организация) создается Архив.

    1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

    1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.

    1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:

    – осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;

    – осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;

    – осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;

    – обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

    – подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;

    – участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;

    – повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;

    – ___________________________________________________.

    1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).

    Заведующий Архива назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).

    1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.

    1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.

    1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

    1.9. Заведующий Архива:

    – руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;

    – осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;

    – распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

    – вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

    – участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;

    – принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;

    – участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

    – совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;

    – осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.

    1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.

    1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

    1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

    1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

    1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования Архива.

    2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА

    2.1. Планирование, организация и контроль деятельности Организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.

    2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

    2.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Организации о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в Архиве).

    2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

    2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.

    2.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

    2.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Организации и соответствующего государственного Архива.

    2.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

    2.9. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

    2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

    2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.

    2.12. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Заведующим Архива, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Организации.

    3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА

    3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:

    – получать поступающие в Организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

    – запрашивать и получать от руководителей Организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;

    – осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;

    – вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;

    – участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

    – вносить предложения руководству Организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Архива и других структурных подразделений Организации по своему профилю деятельности;

    – участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;

    – контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования Архива.

    3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

    – выполнение возложенных на Архив функций и задач;

    – организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

    – рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

    – состояние трудовой и исполнительской дисциплины в Архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

    – соблюдение работниками Архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

    – ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

    – предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;

    – готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

    – несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

    – утрату и несанкционированное уничтожение документов;

    – необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

    – нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.

    3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.

    3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

    3.5. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.

    С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/

    ——————————–

    Должностные обязанности Заведующего архивом регламентированы в Разделе I Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

    Источник: https://vse-documenty.ru/%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%B8/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%BE%D0%B1_%D0%B0%D1%80%D1%85%D0%B8%D0%B2%D0%B5

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.