Пример заполнения авансового отчета по однодневной командировке

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

1. Расходы на проезд.
2. Затраты на аренду жилья.
3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2021 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2021 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Важное о сроках

Источник: //gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-avansovyy-otchet-po-komandirovke

Порядок заполнения авансового отчета по командировке – образец и бланк, сроки сдачи формы АО-1

> Трудовое право > Командировка > Образцы документов > Порядок заполнения авансового отчета по командировке – образец и бланк, сроки сдачи формы АО-1

Командировка работника должна сопровождаться оформлением ряда соответствующих бумаг.

Одной из таковых является авансовый отчет.

Он составляется в каждом случае, когда при направлении в рабочую поездку трудящемуся под отчет выдается определенная денежная сумма.

Предназначение полученных средств – оплата командировочных расходов.

После того, как сотрудник вернется из командировки, он возвращает в кассу оставшиеся у него денежные средства.

Именно это действие должно быть произведено одновременно с предоставлением авансового отчета.

Трудовым законодательством РФ определено, что командировочная документация, в частности, авансовый отчет, должен быть сдан работником в установленный срок.

Срок представления отчета по командировочным расходам:

• 3 дня, начиная с момента истечения срока, на который были выданы подотчетные деньги;
• 3 дня, начиная с момента возвращения из рабочей поездки.

В противном случае задержка может быть рассмотрена как нарушение производственной дисциплины.

По какой форме составлять?

Авансовый отчет представляет собой документацию, носящую обязательный характер. Каждый работник, отправляющийся в командировку, по возвращению обязан предоставить руководству компании или специалистам отдела бухгалтерии, авансовый отчет.

Для документов, подлежащих обязательному оформлению, в трудовом законодательстве предусмотрены унифицированные формы для их заполнения. Авансовый отчет – не исключение.

Для данного бланка разработана унифицированная форма АО-1. Она была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №55.

Важно отметить, что в 2013 было принято решение присвоить форме АО-1 рекомендованный характер.

Следовательно, придерживаться ее в настоящее время не обязательно. Организация может разработать собственный бланк.

При его разработке важно придерживаться требований, установленных к обязательным реквизитам. Последние указаны в ФЗ №402 – «О бухгалтерском учете».

Форма авансового отчета АО-1 не потеряла свою популярность даже после того, как стала необязательной. Большинство работодателей продолжает использовать ее в своей работе.

Кто оформляет?

Авансовый отчет включает в себя несколько частей. Одна из них предназначена для внесения информации работником, другая – бухгалтером.

В Указании ЦБ РФ №3210-У отмечено, что заполнением документа должно заниматься лицо, которое получило подотчетные денежные средства. Таковыми могут быть:

• сотрудники предприятия;
• физические лица, являющиеся внештатными работниками, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор. К примеру, подрядный.

При заполнении авансового отчета последние приравниваются к работникам организации. Выдача денежных средств и сдача оставшейся суммы в данном случае должна осуществляться в стандартном порядке.

Следует также учесть, что перечень лиц, имеющих право заполнять отчет, при желании руководителя компании, может быть утвержден. информация, касающаяся этой темы, прописывается в нормативном локальном акте – Положении о командировках или др.

Как правильно заполнить АО-1?

Форма АО-1 состоит из нескольких частей. Первая заполняется командированным сотрудником. Трудящийся должен отразить в документе следующую информацию:

• наименование компании-работодателя;
• ОКПО организации;
• порядковый номер, присваиваемый отчету;
• дата составления бумаги.

Далее следуют строки, в которые работник ничего не вписывает. Они будут заполнены позже – после того, как все поля будут оформлены, руководитель предприятия должен указать в пропущенных строках сумму выданных денежных средств (прописью) и дату утверждения отчета.

Затем следуют строки, в которые вписывается информация о командированном сотруднике. Отражению подлежат такие данные:

• наименование отдела, в котором он числится;
• табельный номер;
• инициалы и должность;
• назначение полученных работником денежных средств.

Также в бланке присутствуют 2 таблицы. В первую из них (расположенную в левой стороне листа) работник вписывает сведения о полученных денежных средствах.

Обязательно указывается общая сумма и валюта, в которой она была выдана. Здесь же ставится отметка об оставшихся или потраченных сверх лимита средств.

Вторая таблица (расположенная на правой стороне листа) должна включать в себя данные, внесенные специалистом отдела бухгалтерии. Ответственное лицо вписывает в таблицу бухгалтерские счета и операции, а также субсчета, по которым проходили денежные суммы.

Приложения оформляются в виде таблицы. Она располагается на обратной стороне авансового отчета. Отражению подлежат следующие данные:

• дата выдачи подтверждающего документа (чека, квитанции и т.п.);
• наименование документа;
• точная сумма расходов;
• номер бухгалтерского счета, по которому проходят расходы.

После того, как подотчетный сотрудник сдает отчет в бухгалтерию, специалисты указанного подразделения тщательно проверяют его содержимое. Главный бухгалтер ставит в отчете все необходимые цифры.

Свои подписи ставят все сотрудники бухгалтерии, которые вносили данные в авансовый отчет. В соответствующей ячейке указывается кассовый ордер.

Кассир, который принял остаток или возместил перерасходованные денежные средства, также расписывается в документе.

Заключительная часть авансового отчета – расписка сотрудника отдела бухгалтерии.

Это отрезной блок, в котором должны присутствовать такие данные:

• инициалы трудящегося;
• порядковый номер и дата оформления авансового отчета;
• сумма выданных денежных средств – прописью;
• общее число документов, подтверждающих наличие расходов (приложения).

Отрезная часть после заполнения выдается работнику. В ней обязательно должна присутствовать подпись бухгалтера.

Как отразить суточные?

При направлении сотрудника в рабочую поездку работодатель обязан выдать ему суточные. Их размер определяется руководством фирмы самостоятельно. Данная сумма должна быть отражена в авансовом отчете.

Суточные также подтверждаются командировочным удостоверением. Именно информацию об этом документе и необходимо указать в авансовом отчете.

Для этого в Графу «Наименование документа», находящуюся в разделе приложений, следует вписать – командировочное удостоверение. В колонке «Сумма расхода» указывается денежная сумма, которая была выдана в качестве суточных. При необходимости делается отметка о продолжительности рабочей поездки.

Оформление электронных билетов

В авансовом отчете должны отражаться все командировочные расходы, в том числе те, которые были потрачены на оплату проезда.

Отразить электронный билет в отчете достаточно просто. Необходимо указать данные документа в соответствующей части отчета. Если билет был приобретен организацией самостоятельно, он должен быть отражен в блоке авансов/перерасходов.

Если работник покупал его сам, сведения о билете указываются в таблице с приложениями. Ставится дата приобретения билета, его номер. В наименовании может быть написано примерно так – авиабилет Москва-Новосибирск.

Скачать бланк и образец заполнения на командировочные расходы

О правилах оформления авансового отчета и какую информацию необходимо отразить, подробно рассказано  в данном видео:

Выводы

Авансовый отчет представляет собой документ, содержащий в себе информацию о денежных средствах, выданных командированному сотруднику для оплаты соответствующих расходов.

При возвращении из рабочей поездки трудящийся заполняет часть авансового отчета, к которой прикладывает документы, подтверждающие расходы – билеты, чеки, квитанции и т.д.

Остальную информацию в отчет вносит бухгалтер. При принятии бумаги он заполняет и отдает работнику ее отрывную часть. Одновременно с этим сотрудник получает перерасходованные денежные средства, или, наоборот, возвращает в кассу оставшиеся.

Заключительный этап оформления отчета – проставление подписей ответственных лиц.

Источник: //azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/avansoviy-otchet.html

Командировка: подробный разбор

Командировка – поездка работника (в том числе совместителя) по распоряжению директора на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Командировки делятся по срокам на:

1. однодневные;     
2. многодневные.

По видам на:

1. по Республике Беларусь;
2. заграничные.

Не считаются командировками:

1. поездки по работе, носящей разъездной либо подвижной характер (курьер);
2. поездки в пределах населенного пункта, где располагается наниматель;
3. поездки лиц, работающих на основании гражданско-правовых договоров, в том числе договора подряда.

Нельзя направить в служебную командировку ни при каких обстоятельствах:

1. беременных женщин (ч. 1 ст. 263 ТК);
2. женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 1 ст. 263 ТК).

Что нужно оформить для командировки?

Для оформления командировки надо:

1. приказ;
2. задание;
3. отчет по командировке;
4. авансовый отчет.

Приказ – распоряжение директора о направлении сотрудника в командировку. В приказе надо указать:

1. ФИО командируемого работника, его должность (профессию);
2. наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);
3. место командировки;
4. срок поездки;
5. цель поездки.

Приказ должен быть утвержден директором.

В примере ниже указаны места, где нужна подпись.

Задание на командировку (по Беларуси не обязательно) должно описывать цель командировки, т.е. конкретные задачи, которые ставит директор перед сотрудником.

Отчет о командировке составляет сотрудник. Отчет обязателен при командировке за границу. Если командировка по Беларуси, то отчет не обязателен, но директор вправе его запросить. В отчете сотрудник описывает результаты командировки, например: проведены переговоры, заключен контракт, поучаствовал в семинаре и т.д.

Авансовый отчет – отчет о деньгах, потраченных в командировке. Отчет не имеет установленной формы. Как правило, разрабатывается в организации самостоятельно. Его делает сотрудник. 

Крайний срок предоставления отчета:

1. 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги на командировку выдавались наличными;
2. 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги переводились на дебетовую карточку или часть выдавалась наличными, а часть переводилась на дебетовую карточку .

К авансовому отчету нужно приложить:

1. оригиналы проездных документов, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
2. оригиналы документов, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

Пример авансового отчета:

Важно: документы по командировке надо передать в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была командировка.

Все документы по командировке можем подготовить и мы. Это дополнительная услуга. Стоимость зависит от сложности команидировки. 

Какие расходы возмещает организация работнику при командировке?

Суточные – это личные расходы сотрудника в месте командирования. Рассчитываются исходя из установленных норм для государства командирования. При однодневной командировке – 50% от нормы.

Расходы на проезд – это расходы на проезд к месту командирования и обратно. Возмещаются на основании подлинных проездных документов. При покупке билета через Интернет подтверждающие документы – это:

Пример ЖД билета:

Пример билета на автобус:

Пример авиа-билета:

Пример электронного билета:

Пример посадочного талона:

Важно: если посадочного талона или электронного билета при перелете нет, надо заказать в компании-перевозчике справку, подтверждающую факт поездки. Справку может заказать только сотрудник, который летал.

Пример справки:

Расходы на проживание возмещаются по нормам, которые установленым в государстве, куда отправляют сотрудника. Возместить сотруднику затраты сверх норм организация может только по письменному приказу директора.

При этом нужно, чтобы:

1. командировка была многодневная;
2. у сотрудника остались оригиналы документов о расходах на проживание.

При найме жилья у ИП следует учитывать, что, если работник проживал один в двухкомнатной или трехкомнатной квартире, то ему можно возместить соответственно 1/2 или 1/3 часть его расходов.

Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения делятся на 2 вида:

1. документы, подтверждающие приобритение услуг;
2. документы, подтверждающие оплату услуг.

К документам, подтверждающим приобретение услуг, относятся:

1. счет (квитанция), при проживании в гостинице;
2. договор найма жилого помещения, при проживании в квартире у ИП.

Квитанция (счет) должны содержать (если документ на иностранном языке, должен быть подстрочный перевод):

1. наименование организации, оказывающей услуги по проживанию;
2. ФИО командированного сотрудника;
3. сведения о предоставляемом номере;
4. срок проживания в гостинице;
5. цену номера.

Пример счета из гостиницы:

К документам, подтверждающим оплату услуг, относятся:

1. кассовый чек или квитанция о приеме наличных денежных средств при оплате наличными деньгами;
2. кассовый чек и карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате картой;
3. карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате через интернет-банкинг.

Иные расходы. Помимо суточных, расходов на проезд и проживание, организация может возместить сотруднику и иные расходы:

1. оплата проезда по платным дорогам;
2. оплата стоянок автотранспорта;
3. оплата услуг связи;
4. оплата завтрака, предоставленного гостиницей;
5. оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза.

Указанные расходы возмещаются только в случае, если директор в курсе и дал согласие. Для подстраховки можно взять у директора письменное разрешение. Его можно получить как до начала командировки, так и после возвращения. Основанием для возмещения иных расходов являются оригиналы подтверждающих документов (чеков, счетов, квитанций и т.п.).

Источник: //www.dsvd.by/zhurnal/stati/komandirovka

Заполняем авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

• перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
• подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2021?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Авансовый отчет-ao-1

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

• Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
• Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2021:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
• Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
•  Другие расходы, связанные с командировкой.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек. 

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

• Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
• Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
• Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

Далее будут использованы счета:

• 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
• 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 51 – «расчетный счет»;
• 50 – «касса»;
• 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

• При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
• При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
• Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
• Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
• При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
• В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

• Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: //kadriruem.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

Пример авансового отчета по командировке

Если работник направляется в командировку по служебным делам, ему необходимо заранее приобрести билеты и забронировать номер в гостинице.

Конечно, он может сделать это и за свой счет, а затем потребовать компенсацию у работодателя, но по закону в таком случае ему должны быть выделены деньги из кассы предприятия.

Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет чеки для подтверждения расходов, и на их основании бухгалтер оформляет авансовый отчет.

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата и носит название АО-1.

Она состоит из нескольких граф, и бухгалтер имеет право убирать лишнее, или же наоборот – дополнять документ необходимой информацией, но согласовав это с руководителем.

В образце заполнения авансового отчета по командировке, утвержденном Постановлением Госкомстата, содержится следующая информация, которую желательно указывать в данном документе:

• Дата и номер.
• Общая сумма денежных средств, выданных руководителем.
• Фамилия и инициалы подотчетного лица, его должность и назначение денег.
• Остаток или перерасход за предыдущий аванс.
• Сколько денег получено и сколько израсходовано.
• Подпись бухгалтера с расшифровкой.
• Какие документы подтверждают расходы.

Недостаточно иметь на руках образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы, ведь нужно знать еще и некоторые рекомендации по его оформлению и подаче:

• Всем документам, прилагающимся к отчету, присваиваются порядковые номера, которые впоследствии указываются в самом отчете.
• Заполнением отчета лучше всего заниматься подотчетному лицу совместно с бухгалтером.
• В обязанности бухгалтера входит проверка целевого расходования выделенных подотчетному лицу средств, правильность подсчета всех сумм и оформления отчета.
• Если работнику были выданы деньги в иностранной валюте, информация об этом должна быть указана в соответствующей строке отчета.
• После заполнения отчета необходимо его утвердить. Сделать это может руководитель или иное уполномоченное лицо.

Помимо затрат на билеты и проживание в гостинице, в авансовом отчете могут учитываться расходы на бензин, проезд на общественном транспорте или такси, покупки в продуктовых и иных магазинах, если такие траты необходимы работнику для успешного выполнения задач в командировке.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Ответственность за неправильное оформление авансового отчета в первую очередь возлагается на работника, который его принял от подотчетного лица, т.е. на бухгалтера. Последствия могут быть самыми разными:

• Если ошибку обнаружил руководитель и есть возможность ее исправить, от может применить к бухгалтеру штрафные санкции и приказать его переделать.
• Если неправильное оформление было выявлено в ходе налоговой проверки, вполне возможно изменение базы налогообложения, и документ не будет принят. В этом случае могут применяться санкции ст. 122 НК РФ за неполную уплату налогов или грубое нарушение правил учета.
• Если будет выявлено, что из-за неверного составления авансового отчета была занижена сумма налога, то руководитель, помимо штрафа, обязан будет заплатить и пеню в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый просроченный день, а также общую сумму недоимки, которая будет установлена после полного перерасчета.

Чтобы избежать неприятностей, лучше всего перед посещением организации сотрудниками Налоговой службы самостоятельно заняться пересмотров бухгалтерских документов, или же заказать в компетентной компании аудиторскую проверку, которая позволит заранее выявить имеющиеся недостатки в финансово-экономической деятельности.

Общие правила

Перед тем, как оформлять авансовый отчет по командировке, стоит ознакомиться с основными правилами его заполнения:

• Разрешается использовать как уже установленную форму, так и электронные бланки, заверенные квалифицированной подписью, или же самостоятельно составленный и утвержденный руководителем отчет.
• В качестве расходов могут приниматься только аргументированные и удостоверенные чеками или накладными траты. Например, если сотрудник по пути к месту командировки заправлял свой автомобиль бензином, денежные средства подлежат компенсации. Если же, находясь по месту командировки, он купил себе мороженое, то такая покупка в отчет включаться не будет, т.к. выделенные деньги для такого использования не предусматриваются.

• К отчету обязательно должны прилагаться подтверждающие документы, в противном случае траты будут считаться нецелесообразными и неаргументированными.
• Работник должен предоставить отчет в течение трех дней после возвращения из командировки или с момента завершения срока предоставления денежных средств.
• Если был выявлен перерасход в командировке, эти деньги должны быть компенсированы сотруднику из бюджета предприятия, и данная информация также отражается в отчете.

Порядок заполнения авансового отчета

Чтобы не допускать ошибок и максимально быстро заполнить авансовый отчет, следует придерживаться такого алгоритма:

• Сначала в шапке документа указывается сумма остатков по выданным ранее авансам и текущая задолженность, а также размер фактически израсходованных средств. Под дебетом принимается 26, а под кредитом – 71.
• Далее обозначается сумма к утверждению, но предварительно ее нужно сверить с чеками, накладными и квитанциями.
• На обратной стороне отчета указываются числа, когда были совершены расходы, а также суммы, наименования и номера подтверждающих документов.
• Все материалы, подтверждающие траты, должны прилагаться к отчету. Их можно прикрепить к отдельному листу формата А4.
• Когда отчет будет сформирован, его необходимо предоставить бухгалтеру для проверки и утверждения.

Если сотрудник после командировки сразу же отправляется в отпуск, ему необязательно приносить отчет во время законного отдыха: он может сделать это в течение трех дней с момента его окончания. То же самое касается и больничного.

Обоснованный перерасход

Как говорилось ранее, сумма перерасхода обязательно указывается на лицевой стороне авансового отчета. Если сотрудник во время командировки потратил часть своих денег, то по возвращении они компенсируются из кассы предприятия и составляется кассовый ордер на перерасход.

Нередко бывает и так, что у работника после командировки остаются деньги, выделенные ему предприятием, и в этом случае все сумма подлежит возврату в кассу.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

Основанием для возврата перерасходованных средств является авансовый отчет и прилагающиеся к нему чеки или накладные. В целом, компенсация перерасходов происходит по следующей схеме:

• Работник подает отчет, бухгалтер проверяет его и утверждает у руководителя.
• Сотрудник получает деньги из кассы предприятия, оформляется расходно-кассовый ордер на указанную сумму.
• Если в кассе нет полной суммы для компенсации перерасходов, можно договориться с работником о выплате по частям.
• Написать заявление с просьбой вернуть излишне потраченные деньги.
• Составить отчет о потраченных средствах и прикрепить к нему подтверждающие документы.
• Отдать все на рассмотрение руководителю, которые впоследствии издает приказ о возмещении расходов.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, для компенсации ему всех сумм он должен действовать следующим образом:

Стоит отметить, что работодатель может самостоятельно определять круг лиц, которые при выполнении тех или иных задач могут допускать расход собственных денег, которые впоследствии ему компенсируются, но это должно быть отражено в приказе и документах организации. Если сотрудник не входит в данный круг, но потратил собственные деньги, не согласовав это с руководителем, последний может отказать ему в компенсации на законных основаниях.

Если же собственные деньги были потрачены в командировке, то информация об этом обязательно указывается в авансовом отчете, а затем вся сумма компенсируется сотруднику через кассу.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

Сейчас практически все организации предпочитают выплачивать своим работникам зарплату не наличными, а на банковскую карту, т.к. это гораздо удобнее. Прямого запрета на перечисление перерасхода на карту нет, однако в п. 4.4 Положения ЦБР №373-П указывается, что в этом случае должна производиться выдача денег наличными.

Представители Казначейства и Министерства финансов прокомментировали, что вопрос компенсирования перерасходов находится в ведении трудового законодательства, а не нормативно-правовых актов Центробанка, поэтому способ компенсации работодатели должны выбирать индивидуально, отразив их в локальных документах организаций.

Можно поступить и иначе: перевести деньги отдельным платежным поручением, иначе при проверке Налоговая инспекция может включить в «доходы» средства, потраченные работником на нужды организации.

Если ИФНС засчитала перевод денег на карту нарушением, работодатель может обжаловать решение инспектора в арбитражном суде, т.к. данное деяние не относится к числу кассовых ошибок, а значит, законом караться не может.

Источник: //vse-o-trude.ru/primer-avansovogo-otcheta-po-komandirovke/