Путевой лист легкового автомобиля (упрощенная форма)

Правила оформления и ведения путевых листов

Путевой лист — очень важный документ для служебного транспорта.

Если владелец автомобиля — организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты.

Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT.ru.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт.

При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2021 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового таки;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, который действует в редакции от 7 ноября 2021 года, вступившей в силу 15 декабря 2021 года.

Учитывают путевые листы в специальном журнале.

Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2021 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный.

Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты.

В 2021 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2021 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели.

Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008.

Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2021 года обязательно должны содержать следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
• дату выдачи;
• период действия;
• данные о водителе ТС;
• данные о самом ТС;
• данные о владельце ТС;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу.

Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт.

Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять.

Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник.

Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки.

Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений.

На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС.

Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ.

Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки.

Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС.

Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли.

Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:

Продолжение:

Обратная сторона

Образец заполнения

Источник: //ppt.ru/forms/putevoi-list

Путевой лист РЅР° месяц – скачать образец

Чтобы подтвердить право водителя эксплуатировать автомобиль на заданном маршруте, ему на руки выдается путевой лист. В большинстве случаев этот документ выписывается на один день.

Но в случае с продолжительными поездками допускается его оформление на месяц. Предприятие может использовать одну из унифицированных форм или разработать собственный шаблон.

В конце статьи можно путевого листа на месяц образец 2021 скачать.

Какая форма подойдет для месячной командировки

Формы путевых листов предназначены для разных видов транспорта. В большинстве случаев документ оформляется на один день. Шаблонов, рассчитанных на 1 месяц, не существует.

Всего Госкомстатом утверждено 7 форм, каждая РёР· которых предусмотрена для определенного РІРёРґР° транспорта – РіСЂСѓР·РѕРІРёРєРѕРІ, автобусов, легковых автомобилей Рё так далее. Р�Р· всех этих образцов оформлять РЅР° длительный СЃСЂРѕРє можно только шаблоны в„– 3 Рё в„– 6. Р’СЃРµ остальные используются для РѕРґРЅРѕР№ смены. 

В связи с этим при заполнении бланка на месяц есть три варианта:

• разработать собственную форму;
• вносить только месяц Рё РіРѕРґ, РЅРµ указывая число;
• разработать унифицированные формы СЃ дополнительными ячейками.

Путевой лист на месяц должен содержать все обязательные реквизиты. В том числе следует отразить с точностью до минут время выезда водителя и его возвращения в гараж.

Форма путевого листа: обязательные реквизиты

РЎРѕ вступлением РІ силу закона в„– 402-ФЗ «Рћ бухгалтерском учете» использование унифицированных форм первичных документов перестало быть обязательным. Предприятие может разработать Рё применять собственные образцы, РЅРѕ РІ РЅРёС… должны отражаться РІСЃРµ необходимые данные.

Бланк путевого листа содержит следующую информацию:

1. Наименование организации, владеющей транспортным средством.
2. Сведения об автомобиле, в том числе отметка о технической исправности.
3. Данные водителя, а также отметка о том, что он допущен к управлению автомобилем по состоянию здоровья.
4. Показатели работы машины и водителя. Сюда включаются пробег, время в поездке и прочее.

При использовании унифицированной формы нужно заполнять строки для отметок медицинского работника перед рейсом и после него. При оказании транспортных услуг потребуется еще строка для подписи механика, подтверждающая, что машина исправна.

Важно! Если на одном автомобиле работает два водителя или более, отдельный путевой лист выписывается каждому из них.

Следует корректно заполнять графы, отведенные для показателей работы шофера и автомобиля. Эти значения важны для начисления водителю заработной платы. Также на их основании происходит списание расходов на ГСМ.

Что включает в себя унифицированная форма

Для путевого листа легкового автомобиля на месяц может быть использована унифицированная форма № 3. Она содержит все необходимые реквизиты.

Вначале указывается название документа и оставляется место для штампа организации. Указываются номер и серия бланка, справа вносятся коды по ОКУД и ОКПО. Далее образец заполнения включает нижеизложенные пункты:

1. Наименование организации.
2. �нформация об автомобиле: марка, госномер, гаражный знак.
3. Данные водителя: Ф�О, номер удостоверения, отметки о лицензионной карточке, табельный номер.
4. Задание водителю. Обозначается наименование организации, в распоряжении которой находится машина, адрес подачи, время выезда из гаража и время возвращения. Здесь же оставляются поля для подписи диспетчера (или другого уполномоченного лица).
5. Отметка о технической исправности машины. Находится с правой стороны листа.
6. Движение топлива.
7. Отметка о сдаче автомобиля по возвращении.

РќР° обороте пример содержит таблицу, РіРґРµ поочередно указываются РєРѕРґС‹ заказчиков, места, РіРґРµ водитель делал остановку, время прибытия Рё отъезда для каждого пункта Рё километраж. Р’ конце приводятся результаты работы машины – время РІ наряде Рё пробег. РќР° основании этих данных рассчитывается заработная плата.

Почему нужно оформлять путевые листы

Выписывать путевой лист обязательно, так как это часть первичной документации.

Он позволяет отслеживать работу транспортного средства и подтверждать расходы на приобретение ГСМ. Также он фиксирует маршрут, по которому будет следовать водитель.

По данным в путевом листе можно увидеть, что автомобиль используется только по назначению.

Первичный контроль Р·Р° движением транспортного средства – РЅРµ единственная причина выдачи путевых листов.

Такое обязательство зафиксировано законом № 259-ФЗ.

Если шофер будет остановлен сотрудниками Г�БДД, он должен предъявить путевой лист вместе с остальными сопроводительными документами.

Можно ли выдавать другой бланк? В зависимости от деятельности предприятия возможны две ситуации:

• оказываемые услуги РЅРµ предусматривают перевозку пассажиров Рё РіСЂСѓР·Р° – тогда оформляется доверенность, дающая водителю право эксплуатировать автомобиль;
• предприятие занимается перевозками – здесь вручается путевой лист, который дает право использовать транспортное средство РЅР° конкретном маршруте.

Если сотрудники Г�БДД не увидят у шофера соответствующих документов, его пользование автомобилем будет считаться незаконным. Поэтому на руках у водителя обязательно находится либо доверенность, либо путевой лист.

Как учитываются первичные документы

Когда водитель отправляется в рейс, ему на руки выдается путевой лист. По возвращении он возвращает его диспетчеру.

Все бланки учитываются в специальном журнале, для которого предусмотрена унифицированная форма № 8.

В нем отражаются не только путевого листа на месяц образцы, но и документы, рассчитанные на одну рабочую смену.

В регистре ставят свои подписи диспетчер, бухгалтер и сам водитель. Путевые листы хранятся в архиве в течение 5 лет.

Срок хранения журнала заканчивается, когда истекает 5 лет с оформления последнего зафиксированного в нем бланка.

Хотя путевой лист обычно оформляют на один день, при планировании командировки можно заполнить бланк на месяц. При этом обязательно соблюдать срок, указанный на выданном документе.

Руководитель может принять решение либо о разработке фирменного шаблона, либо о внесении необходимых изменений в унифицированную форму. Далее можно скачать образец путевого листа.

​

Образец путевого листа

Источник: //paperdoc.ru/documents/buxgalteriya/obrazec-putevogo-lista-legkovogo-avtomobilya-na-mesyac