Служебное письмо

Как правильно написать служебное письмо

Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

//www..com/watch?v=uVxl_FyP-nA

В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

• Информационным – адресата о чем-либо информируют;
• Сопроводительным – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
• Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
• Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
• Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
• Приглашение – адресат информируется о проведении общественных мероприятий – конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

• Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
• Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
• Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
• Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
• Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
• Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
• Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

• Название компании (организации, фирмы),
• Отдел, куда направляется служебное письмо,
• Должность исполняющего лица, его ФИО,
• Адрес получателя,
• Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
• Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов.

В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование.

Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Как оформить служебное письмо

Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:

• Оно должно быть написано на фирменном бланке;
• Бланк должен содержать все реквизиты организации;

Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать. В число реквизитов служебного письма также входят пометки о согласовании и резолюция.

• В организации, куда было направлено письмо, после его исполнения на нем проставляется отметка об этом и пометка о направлении его в архив;
• Верно составленное письмо подписывается должностным лицом;
• Вся информация, предоставленная в письме, должна быть достоверной;
• Служебные письма составляются в двух экземплярах, один из которых направляется, а другой остается в организации;

Вид письма оформляют, исходя из изложенной в нем информации – письмо-запрос, письмо-напоминание и т.д.

Шаблон служебного письма

Составлять служебное письмо можно по такому шаблону:

• По центру бланка располагают реквизиты организации;
• Реквизиты адресата располагают с правой стороны вверху;
• По центру бланка обращение к адресату, при этом используется оборот «Уважаемый» или «Уважаемая»;
• Изложение причин, побудивших написать письмо;
• Изложение фактов, событий, предложений и т.д.;
• Предложения, исходящие из предыдущего пункта;
• Подпись и инициалы подписавшего.

Тексту служебного письма надлежит быть кратким, понятным, содержать достоверные факты.

Как написать служебное письмо

• Первым делом следует конкретизировать цель, с которой будет написано письмо;
• Обозначить вид письма;
• Излагать свои мысли кратко и понятно;
• Четко определить действия, которых вы ожидаете в качестве исполнения письма;

Также следует указать адресату, какая срочность у вашего письма. Если оно срочное, то лучше его отправить заказным письмом или в электронном виде.

Образец служебного письма

Название, адрес, банковские реквизиты организации-отправителя

________________________________________________________________________

Директору хлебозавода №5

Иванову П.Т.

Дата письма

Ссылка на предшествующий документ

О посещении хлебозавода (заголовок письма)

Уважаемый Петр Тимофеевич!

Согласно нашей договоренности подтверждаем посещение учениками младших классов (3-А, 3-Б, 4 класса) хлебозавода 25 марта 2021 года с 13.00 до 15.00.

Просьба выделить специалиста, который провел бы ученикам экскурсию по хлебозаводу. Количество учеников 35 человек.

Приложение: Список учеников на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор школы                                           Подпись                                                     Н.П. Крутая

Скачать:

образец служебного письма

Источник: //WorkKing.ru/doc/pisma/kak-pravilno-napisat-sluzhebnoe-pismo.html

Пример служебного письма. Требования к служебным письмам

Письмо – это письменная форма речи, адресованная одному человеку или нескольким людям. В зависимости от получателя (то есть лица, которому адресовано письмо) или жизненной ситуации отправителя, письмо может принимать различные формы. Это может быть служебный, официальный, личный характер.

Личные списки могут быть в любой форме. Однако если письмо должно иметь более формальную форму, следует придерживаться нескольких принципов, представленных ниже.

Служебное письмо относится к документам, различаемым по содержанию, теме. Оно используется для связи между организациями, организационными подразделениями в компании, клиентами и коллегами по бизнесу. Письма предоставляют адресату различные данные: они информируют, предупреждают, напоминают и т. д.

Обмен подобными письмами является одним из видов делового общения. Поэтому следует направить внимание на стиль выражения и написания в письме, так как в зависимости от этого создается общее впечатление о получателе. Однако есть шаблоны, формирующие официальные письма. Также есть ряд деталей, которые должны быть включены в подобное письмо.

Текст каждого типа письма должен быть коротким, компетентным, содержать четкие и точные данные.

Служебное письмо – это письменный документ, который может быть:

• ответом на более ранние запросы и документы;
• сопроводительным элементом к прочим документам;
• инициативным письмом.

Виды

Систематизация корреспонденции может проводиться по разным основаниям, которые могут быть связаны с назначением и содержанием документов, их значимостью и срочностью, значением при решении определенных задач, статусом автора и адресата, чертами материального носителя и способа регистрации, технологией передачи и внедрения средств связи, функцией обработки в системах управления.

Перечень обстоятельств для классификации видов служебных писем чрезвычайно широк. На разных этапах создания, передачи и использования деловой информации решаются определенные задачи и используются надлежащие атрибуты систематизации документов.

В зависимости от информации, которая представлена в подобного рода документах, выделяют следующие виды служебных писем:

• Информационное: адресат проинформирован о чем-либо.
• Сопроводительное: если получателю отправлены, кроме письма, остальные документы.
• Извещение: адресат информирует отправителя о получении от него корреспонденции (документы, посылки, переводы и т. д.).
• Гарантийное: если оно подтверждает реализацию определенных обязанностей. Данный тип официального письма имеет юридическую силу. Содержащаяся в нем информация обязана быть представлена ​​верно, без двусмысленности. В отличие от всех остальных официальных писем, обязательно проставление визы руководителя и бухгалтера, и печати компании.
• Сообщение: направление внимания о том, что получатель предоставляет факты, которые его интересуют.
• Приглашение: адресат информируется об организации общественных мероприятий (конференций, семинаров, конкурсов) и приглашается на них.

Эти типы официальных писем являются основными. Однако существует много других взглядов на классификацию служебных писем:

• запрос: направляется в компанию с запросом любой информации;
• требование: в нем требуется исполнение определенных обязательств;
• ответ: это ответ на запрос, предложение;
• претензия с указанием несоответствий в процессе выполнения договоров, его назначение – побудить адресата заплатить штраф, который связан с этим;
• поздравления, отправленные во время официальных праздников;
• благодарность: ориентирована ​​компании, ее работнику либо одному лицу в качестве ответа на любые деяния, которые имеют положительные результаты;
• запрос является одним из более распространенных типов официальных писем, так как во время работы компании существует огромное количество ситуаций, в которых необходимо что-то просить.

Обычно служебное письмо охватывает лишь один вопрос. Один получатель получает столько писем, сколько вопросов необходимо решить. Объединение нескольких вопросов в одно письмо может быть только в том случае, если они соединены вместе.

Среди основных особенностей служебных писем можно выделить:

• Письмо строят по специальной определенной схеме: введение с указанием мотивов и причин написания, фактов и ссылок на события, доказательства и обоснования, заключение с изложением выводов и предложений, просьб, требований.
• Целью письма являются определенные побудительные мотивы.
• Отражение одного вопроса.
• Текст излагается в третьем лице и единственном числе.

Структура и содержание

Главным условием содержания служебного письма является краткость. До того как написать письмо, необходимо продумать его содержание и представить сущность вопроса в более понятной и обычной форме. В соответствии с принятыми эталонами, служебное письмо не должно занимать более одного листа. Заглавие не должно быть написано маленькими буквами.

В примере служебного письма присутствуют две части – вступительная и заключительная. Вступительная часть открывает тему письма, предпосылки, которые побудили его составить документ.

В последней части указываются действия, которые адресат должен выполнить после прочтения письма: выполнить запрос, принять приглашение, разглядеть предложение, выполнить гарантии, сделать заключения, выполнить требование и т. д.

Есть также ситуации, когда письмо состоит лишь из обращения без каких-либо пояснений.

Чтоб облегчить работу с огромным числом писем с похожим содержанием, можно создать шаблоны, в которых определенные данные будут вводиться в пустые поля.

Для того чтобы понять, как правильно заполнять данный документ, приведем конкретный пример.

Можно написать служебное письмо, задействуя следующий шаблон:

• детали организации находятся в центре формы;
• данные получателя справа вверху;
• в середине формы необходимо обращение к получателю, задействуя оборот «Уважаемый» либо «Уважаемая»;
• указание предпосылки, которые побудили вас написать письмо;
• изложение действий, фактов, событий, предложений и т. д.;
• изложение предложений на базе предшествующего абзаца;
• подпись и инициалы.

Текст служебного письма должен быть коротким, понятным, содержать достоверные факты.

Образец служебного письма представлен на рисунке ниже. Данный образец представлен в виде гарантийного письма и отражает правильность размещения информации на документе.

Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.

Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.

Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:

• заглавие компании (организация, компания);
• отдел, в который отправляется официальное письмо;
• должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
• адрес получателя;
• дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
• заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.

Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.

Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Обычным примером служебного письма является документ формата А4, при этом детали располагаются в верхнем углу. В середине бланка реквизиты располагают редко, в основном муниципальные учреждения употребляют эту форму. В случае писем с маленьким размером текста (менее 8 строк) допускается формат A5.

При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:

• оно должно быть написано на специальном бланке;
• форма обязана содержать все детали организации;
• готовое к отправке письмо должно содержать все нужные данные: дату, исходящий номер, получателя, заглавие, реальный текст, указание возможных приложений, нужные подписи, в некоторых вариантах – печать, детали официального письма также содержат примечания об одобрении и разрешении;
• в организации, в которую было отправлено письмо, после его получения на нем располагается примечание о его направлении в архив;
• верно представленное письмо подписывается официальным лицом;
• вся информация, представленная в письме, обязана быть четкой;
• письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации;
• тип письма составляется на базе содержащейся в нем информации: письма с вопросом, письма-напоминания и т. д.

Среди основных требований к служебным письмам можно представить:

• Изначально надо конкретизировать цель письма.
• Обозначить вид или его тип.
• Мысли надо излагать четко и ясно.
• Прописать ожидаемые от адресата действия.
• Определить срочность письма.
• Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
• Суть претензии надо излагать точно и четко.
• Факты должны быть конкретными и реальными.
• Правильное размещение реквизитов.
• Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
• Не применять категоричных выражений.

Основные правила

Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила. Среди них можно выделить:

• составляется письмо на фирменном бланке компании, который разрабатывается заранее;
• обязательно указание реквизитов;
• рассмотрение только одного вопроса;
• информация излагается кратко, но понятно;
• при наличии нескольких адресатов сначала указывается основной, а далее – все остальные.

В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.

Раздел Основы написания Реквизиты Указываются: дата, номер, ссылки на документы, заголовок.Реквизиты, составляющие служебное письмо:· название компании;· структурное подразделение;· должность исполнителя;· Ф. И. О.;· адрес получателя. Введение Описание обстоятельств, из-за которых требуется написание письма. Ссылка на правовые нормы Содержательная часть Конкретные требования, разъяснения и убеждения. Можно излагать конкретные цифры Заключение Последствия, которые наступят при уклонении от требований. Приложения Приложения присутствуют тогда, когда есть ссылка на них в письме. Подписи Подписи руководства и печать

В примере служебного письма определен порядок действий при его создании:

• изучение обстоятельств вопроса и прилагаемой информации;
• составление проекта письма;
• согласование текста с возможными корректировками и редактированием;
• утверждение письма руководителем;
• окончательное оформление и подписание документа;
• регистрация;
• отправка корреспонденции.

Существуют специальные правила набора текста, которые изложены ниже:

• применяют популярный шрифт Times New Roman;
• размер шрифта регламентирован для основного текста: 14, для отметок – 12.

В примере служебного письма определены правила размещения реквизитов:

• междустрочный интервал – 1;
• выравнивание текста «по ширине»;
• автоматическая расстановка переносов;
• промежуток от номера регистрации до заголовка составляет 2 интервала, далее до основного текста – 3 интервала.

Основные ошибки

Среди наиболее популярных ошибок при составлении писем можно назвать:

• нет структуры документа;
• применение неофициальной стилистики;
• неправильное оформление документа;
• нарушение правил делового общения;
• подача информации неэффективна;
• документ слишком длинный или, наоборот, слишком короткий;
• применение разных форм при составлении одного и того же документа;
• текст перегружен номенклатурной лексикой и аббревиатурами;
• отсутствие цели в документе.

Выполнение всех указанных требований на практике позволит компании совершенствовать свой документооборот и упростить задачу службам по делопроизводству.

Источник: //www.navolne.life/post/primer-slujebnogo-pisma-trebovaniya-k-slujebnyim-pismam

Оформить служебное письмо образец. Служебное письмо

Служебное письмо – это обобщенное название различных документов, которые служат средством обмена информацией между организациями. Служебные письма выделяются по способу передачи – почтовой пересылкой, в том числе и по электронной почте.

Из статьи вы узнаете:

• как составлять служебные письма
• как оформлять служебные письма
• несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма:

Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации. Таким образом, правильность оформления служебных писем напрямую влияет на формирование делового имиджа, и правильности их оформления нужно уделять особе внимание.

Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие. Виды писем:

Каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к оформлению.

Как составлять служебные письма

Служебное письмо имеет следующую структуру:

1. Введение – мотивировочная часть, здесь указываются причины составления письма: это может быть ссылка на предыдущие события или решение госорганов или вышестоящей организации. В зависимости от контекста, используйте следующие стандартные выражения:

Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

В связи с неполучением…

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…

В целях скорейшего решения вопроса…

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…

В целях выполнения распоряжения… / обеспечения безопасности прохождения груза…

Для согласования вопросов…

Ввиду задержки получения груза…

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

На основании нашего телефонного разговора… / устной договоренности…

Согласно протоколу о взаимных поставках… / постановлению правительства… и т. п.

В связи с обращением в наш адрес…

2. Доказательства– в этой части обосновывается содержание письма.

3. Заключение– здесь излагаются требования, просьбы, предложения, выводы и т.д. Также возможны служебные письма, состоящие из одной заключительной части, без предварительных объяснений.

Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу. В деловой переписке принято составлять несколько писем даже для одного адресата, если необходимо решить несколько различных вопросов.

Это позволяет адресату вести работу над вашими вопросами более эффективно. Ведь по каждому из них могут быть установлены разные исполнители и сроки.

Допускается объединение нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны, и вы уверены, что письмо будет направлено для исполнения в одно подразделение.

Обратите внимание! При работе с входящими служебными письмами помните, что некоторые документы требуют ответа в установленный срок. Особенно это касается писем из учреждений государственной власти.

За редким исключением, объем текста в письме не должен превышать одну страницу.

Как оформлять служебные письма

Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).

Реквизиты заголовочной части служебного письма:

• номер
• ссылка на входящий номер (для писем-ответов)
• заголовок письма (одной фразой)

В реквизите «Адресат» должны быть указаны:

• название организации
• структурное подразделение
• должность получателя
• фамилия и инициалы получателя
• почтовый адрес получателя

В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится Для большого количества получателей – более 4-х – составляются листы рассылки.

Полезный совет! Если в вашей организации регулярно составляются однотипные служебные письма, составьте бланк-трафарет (так называемую «рыбу»). Так и вы, и другие сотрудники сэкономите время на подготовку документов.

Если в письме-ответе вы указали в заголовке входящий номера письма, то в тексте повторяться не нужно.

Для обращения к адресату используйте определение «Уважаемый «Имя_Отчество» либо «Господа». В этом случае используйте заключительную формула вежливости: «С уважением», она ставится над подписью руководителя.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Альфа» Петров

В тексте служебных писем используются несколько форм обращения:

• от первого лица множественного числа (направляем, просим)
• от первого лица единственного числа (считаю, прошу)
• от третьего лица единственного числа (компания предлагает, банк возражает)

Форма обращения от первого лица множественного числа является предпочтительной, так как письмо обычно выражает мнение организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем.

Хотя вы можете использовать обращения от первого лица единственного числа в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах.

Местоимения «я», «он» в деловой переписке не используются, вместо них следует писать местоимения «мы», «Вы»

Подписывает служебное письмо руководитель организации, либо уполномоченный доверенностью заместитель или руководитель подразделения-автора письма. Дата подписания является датой письма.

Служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе, она располагается в нижнем левом угла, под подписью руководителя.

Для составления некоторых служебных писем требуется согласование с руководителем заинтересованного отдела. В таком случае виза ставится на копии (или втором экземпляре) письма, идущего в подшивку, либо – при факсимильном или электронном способе отправки – на оборотной стороне документа.

Несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма:

1. Письмо должно быть написано в ровном, спокойном тоне. Чрезмерная любезность не допустима равно как и пренебрежительность.

2.Избегайте по возможности пометок «Срочно», «В кратчайшие сроки», побуждая тем самым адресата к спешке. Лучше указывать конкретный срок исполнения или принятия решения.

3. Не навязывайте адресату решение такими фразами как: «Прошу решить вопрос положительно».

4. Формулировки типа «Прошу внимательно изучить» могут быть негативно восприняты адресатом как намек на его невнимательность.

5. Письма-отказы обязательно должны содержать мотивировочную часть – почему отказано, а также сообщайте, есть ли вероятность иного решения в будущем.

6. Пишите кратко. Используйте шаблонные фразы для упрощения текста, но не перегружайте письмо лишней информацией громоздкими словесными конструкциями.

Образец служебного письма

Написание служебных писем

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством обмена информацией и оперативного управления самыми разными процессами. Служебное письмо является не только носителем определенной информации и правовым документом.

Оформляется служебное письмо на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, то используют бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров).

Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту (должен отвечать на вопрос “что?”), текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.

Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т. п., которые размещаются с абзаца.

Как правило, в письме затрагивается один вопрос.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: “просим сообщить…” “разъясняем, что…” или от третьего лица единственного числа – “министерство информирует…”, “управление считает целесообразным”.

Служебное письмо должно быть оформлено безупречно. Даже небольшое несоблюдение требований к нему может превратить письмо на дефектный с юридической точки зрения. Все данные и факты, о которых говорится в письме, должны быть проверены.

подписанного письма не разрешается вносить никаких исправлений или дополнений. При составлении служебных писем следует помнить следующие правила этикета:

1. Четко придерживаться требований оформления.

2. При обращении использовать слова: господин, сударь, уважаемый, высокочтимый. Обращение пишется отдельной строкой, после него ставится восклицательный знак.

Нужно помнить, что при непосредственном обращении нормой украинского языка является кличний падеж. Например:

господин генерал,

уважаемый Петр Юрьевич, глубокоуважаемый Ярослав Анатольевич.

3. Местоимения Вы, Ваш, Вас пишутся с большой буквы.

4. Изложение содержания должен быть аргументированным, поэтому обязательными являются ссылки на другие документы.

Например:

в Соответствии с Законом Украины “Об образовании” проанализируйте… Согласно постановлению КМУ от 03.04.2008 № 21 проинформируйте…

5.Требования в тексте письма не должны выражаться в категорической форме. Для избежания категоричности не употребляются личные формы глаголов, а безличные.

Например, вместо:

Мы передаем Ваше дело в суд….

следует писать:

Ваше дело будет передано в суд…..

6. Подписывая письмо, можно использовать словосочетания: С уважением, С глубоким уважением.

Служебная переписка ведется от имени учреждения, а не от имени должностного лица, подписавшего документ. Личный момент в таких письмах должен быть сведен к минимуму. Если письмо составлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа – “прошу…”, “предлагаю…”.

Служебное письмо визирует работник, который создал документ, руководитель структурного подразделения учреждения, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) – руководители заинтересованных структурных подразделений учреждения, а также заместитель руководителя учреждения согласно функциональных обязанностей (если письмо должен подписывать руководитель учреждения).

Классификация служебных писем.

В основу общей классификации служебных писем возложена блоки признаков, которые строятся по разным характеристикам документа.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда. Внутри ряда предполагается наличие одного преобладающего признака, на основе которой происходит разделение служебных писем на подвиды и разновидности. Все эти ряды создают многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящей из подсистем.

Так, с целью составления служебные письма подразделяются на.

Образец исходящего письма

Образец гарантийного письма

Образец телефонограммы

1. Служебные письма оформляются набланкахдля писем, на которых в отличиеот бланков общего вида размещены почтовыеи банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входятследующие реквизиты:

3. Письмо составляется только поодному вопросу, например просьбао чем-то или извещение о чем-то. Техническаяобработка писем, в которых затрагиваетсянесколько вопросов – и просьба, и извещениев одном письме – затруднена, посколькуразные вопросы могут быть адресованыразным исполнителям. Поэтому лучше покаждому вопросу составлять отдельноеписьмо.

5. Письма оформляют в двух экземплярах,причем оригинал письма печатаютна бланке учреждения, а копийный экземплярна чистом стандартном листе бумаги.Копийный экземпляр не подписываетсяруководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может бытьадресовано учреждению, его стуктурномуподразделению, конкретному должностномулицу или частному лицу. Если письмоадресовано учреждению, то наименованиеучреждения в адресате печатают вименительном падеже, должность и фамилиюдолжностного лица – в дательном:

АО “Глория”Отдел сбыта

АО “Глория”Начальнику отделасбытаО.И.Бендеру

АО “Глория”Начальнику отдласбытаО.И.Бендеру123100МоскваКраснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержаниянаправляется нескольким адресатам,сначала оформляется адрес основногополучателя, затем перечисляются другие.

На одном письме можно размещать неболее четырехреквизитовАдресат.

Если документ направляется более, чемпо четырем адресам, составляется списокрассылки и на каждом экземпляреуказывается лишь один адресат, которомунаправляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название видадокумента не указывается. Взаголовочной части письма оформляютследующие реквизиты:Дата,ИндексиСсылка на номери дату документа-запроса, еслиписьмо является ответом.

Заголовокк тексту письма должен быть максимальнокоротким и точным. Он формулируетсяобычно так: “Об изменении…”, “Осоздании…”, “О проведении…” ит. д.

В письмах, содержание которых непревышает 4 – 6 строк, заголовок можно неоформляеть.

В вводной частиуказываются причины вызвавшие составлениеписьма, сопровождаемые ссылками нафакты, даты, документы;- в основнойчасти формулируется основная цельписьма.

Например:

вводная часть:

Источник: //www.adminpz.ru/letters/to-issue-a-business-letter-a-sample-letter-of-service.html

Служебное письмо (образец)

Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

• ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
• сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
• инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

При этом необходимо учесть следующие моменты:

1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

• реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
• полная информация об адресате;
• описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
• ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
• конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
• последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления

Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия.

6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов.

В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата.

Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания».

Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Порядок действий

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
4. Утверждение его руководителем.
5. Окончательное оформление и подписание документа.
6. Регистрация письма.
7. Отправка корреспонденции получателю.

Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

• для основного текста – 14;
• расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

• интервал между строками – 1;
• выравнивание текста производится «по ширине»;
• переносы расставляются автоматически;
• расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

• эмблемы и герба;
• автора;
• исходных данных;
• заголовка;
• утверждения;
• адресата;
• резолюции;
• текста;
• подписей и приложений;
• согласования и заверения;
• отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Основные требования

Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

1. Наличие специального (фирменного) бланка.
2. Правильное использование и размещение реквизитов.
3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

Источник: //fb.ru/article/323066/slujebnoe-pismo-obrazets