Журнал регистрации справок

Содержание

Журнал регистрации справок: образец 2019 | как оформить

Журнал регистрации справок

Журнал регистрации справок, выданных работникам, облегчает поиск нужной информации и позволяет делать выборки для статистики. Читайте о том, как его правильно заполнять и вести, скачайте образец

Как заполнить и вести журнал регистрации справок

Журнал регистрации справок, выданных работникам, облегчает поиск нужной информации и позволяет делать выборки для статистики. Помимо этого, руководитель, основываясь на реестре, может осуществлять контроль за выполнением соответствующих задач для определения объема выполненных видов работ, оценки эффективности работы отдела кадров и т.п.

Утвержденной формы журнала регистрации справок в 2019 году не существует, каждое предприятие вправе вести его в произвольной форме. Можно приобрести готовый формуляр и заполнять его, можно самостоятельно составить свой по нашему образцу, распечатав бланк.

Некоторые предприятия ведут учет выданных справок в электронном виде, используя MS Excel или специальные программы для организации документооборота.

В каком бы виде журнал не существовал в организации, его структура будет если не одинаковой, то весьма схожей. При большом количестве оформляемых документов допустимо организовать их дифференцированный учет – к примеру, по видам, по подразделениям и т.д.

Если делопроизводитель составляет журнал самостоятельно, он может использовать простую тетрадь формата А4, озаглавить ее соответствующим образом с указанием названия предприятия, а также отметить на обложке дату начала учета и оставить место для последующей даты его окончания.

► С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

В журнале регистрации справок в 2019 году желательно пронумеровать страницы, прошить его, сделав заверительную надпись «в журнале прошито и скреплено количество листов», завизировать подписью руководителя и поставить печать.

На первом листе будет располагаться раздел «Работники, ответственные за ведение журнала», в зависимости от объемов предприятия можно выделить на него 2-3 листа.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. Обычно это кадровый работник или же секретарь-делопроизводитель. Сложностей с заполнением раздела возникать не должно. Оформляется он в виде удобной таблички со столбцами:

  • номер по порядку;
  • начало работы с журналом;
  • окончание работы;
  • ФИО ответственного лица;
  • его должность;
  • реквизиты приказа руководителя, на основании которого на данного сотрудника возложена ответственность по регистрации;
  • подпись.

Основной раздел формуляра также представляется в табличном виде и содержит следующие сведения:

  • номер строки. Для каждого выданного документа предназначена отдельная строка, без пропусков между ними, во избежание регистрации “задним числом”;
  • дата выдачи справки, совпадающая с датой, указанной на самом документе;
  • ФИО работника, который запросил документ, его должность;
  • содержание документа (о размере зарплаты, об отчислениях в ПФ, о периоде работы и т.п.);
  • ФИО и должность выдавшего работника;
  • цель выдачи, место предоставления;
  • роспись просителя в получении. Если документ не передавался лично в руки, необходимо записать, каким способом он был передан сотруднику (заказное письмо, курьер);
  • целесообразно создать дополнительную графу для примечаний в нестандартных случаях (например, для внесения в нее исходящего реквизита, если таковой имеется)

Последовательность колонок и заголовки граф должны быть идентичны на каждом развороте. Когда журнал заканчивается, его отправляют в архив и заводят новый. В этом случае необходимо означить нумерацию томов в хронологическом порядке.

Скачать образец >>>

Исправление ошибок

Исправления в журнале регистрации справок допустимы. Ошибочная запись перечеркивается аккуратной линией, а верная информация записывается либо выше зачеркнутой, либо, если позволяет место, строкой ниже (без присвоения этой строке нового порядкового номера).

Если изначально верстается самостоятельно, разумно будет не экономить бумажное пространство и делать строки побольше по высоте, тогда при необходимости внести исправления, не придётся мельчить, и помарка не будет выглядеть неразборчивой и неаккуратной.

Потеряли или испортили кадровый документ? Собрали для вас полезную статью о том, что делать в таких ситуациях, что восстановимо и как, а что уже не восстановить

Оформив исправление по всем правилам, необходимо проставить рядом с ним надпись «Исправленному верить», а также подписи лиц: ответственного за ведение журнала и выдавшего справку (если это один и тот же человек, разумеется, подпись будет только одна).

Сколько хранить журнал

В соответствии с п. “ж” ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций», с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.00, для журналов учета справок и копий документов установлен срок хранения 3 года (с даты закрытия).

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097999-18-m7-jurnal-registratsii-spravok-obrazets-2019

Журнал регистрации заявлений о выдаче документов связанных с работой

Журнал регистрации справок

Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать. Запрашиваемый документ должен быть оформлен надлежащим образом и заверен работодателем.

Общим требованием к оформлению является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица, которое утвердило или составило данный документ. На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника.

Все копии документов заверяются подписью руководителя, индивидуального предпринимателя или работника отдела кадров, имеющего такие полномочия. Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя.

Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии.

Запись о порядковом номере и дате получения данного документа от рабочего вносят в книгу регистрации. Кто и когда ведет учет? При внесении учетных записей в журнал происходит официальное подтверждение свершившегося факта получения письменного обращения от сотрудника.

Фиксация даты приема с присвоением порядкового номера документу придает ему юридическую силу. До этого момента изложенные на бумаге мотивации по вопросам трудовых отношений между работником и руководством не имеют весомого значения.

Четких правовых оснований о ведении книги регистрации в законодательстве России нет, поэтому этот вопрос решается на уровне внутреннего документооборота по предприятию. Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации.

Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом.

Журнал регистрации заявлений работников образец бланк

Выдача (направление по почте) работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, осуществляется в течение трех рабочих дней со дня регистрации заявления. Выдача (направление по почте) работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных другими отраслями права, осуществляется в сроки, приведенные в Приложении N 2 к настоящему Положению.

4.3. Выдача работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой, в любом указанном в заявлении количестве экземпляров осуществляется без взимания платы. За взимание платы в любом размере (в т.ч.

Как заполняется журнал регистрации заявлений работников?

  • ВниманиеМягкий переплет
  • Твердый переплет

Подробнее о мягком переплете Мягкий переплет — один из наиболее недорогих и быстропроизводимых переплетов. Обложка переплета изготавливается из плотной бумаги плотностью 160 г/м2, по Вашему желанию обложку можно заламинировать.

Важно

После того, как обложка готова и блок отпечатан, происходит их скрепление на скрепку, а если в блоке больше 60 страниц, то скрепление осуществляется на термоклеевой машине. Мягкий переплет из-за простоты исполнения и доступной цены является наиболее популярным и одним из самых доступных видов переплета.

Цвет обложки: белая Ламинировать обложку: ? Ламинирование — это покрытие полиграфической продукции пленкой. Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений.

Если возникла необходимость изменить запись в журнале, следует аккуратно зачеркнуть неверные данные, а рядом вписать правильные. Особенности журнала регистрации заявлений работников Без осуществления регистрации заявления, документ, по сути дела, не имеет юридической силы, так как сам факт его непосредственного создания и получения никем не зафиксирован.

Заявление начинает свое действие с того момента, как оно будет зарегистрировано с присвоением номера и оформлено в журнал. Работник может потребовать от делопроизводителя или кадрового работника занести запись в журнал заявлений в его присутствии.

В некоторых организациях просят расписку в получении заявления. По закону журнал должен храниться в организации не менее 5 лет.
Все дополнительные вопросы Вы сможете задать бесплатно консультантам сайта.

Журнал регистрации справок, выданных работникам

В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.

  • Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
  • Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
  • Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов Существуют три основные разновидности журналов:

  • Документы по кадровому делопроизводству.
  • Журналы по общему делопроизводству.
  • Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику.

7 правил ведения журнала регистрации заявлений сотрудников

Мы изготавливаем журналы в двух вариантах твердого переплета 7БЦ — швейное скрепление, и 7Б термоклеевое скрепление. Разница между этими видами скрепления заключается в том что при швейном скреплении блоки журнала дополнительно прошиваются нитками и наклеивается корешковый материал, что дает переплету дополнительную прочность.

Цвет обложки: бумвинил синий Бумвинил Кожзам Бумага Логотип Вашей организации на обложке: ? Вы можете бесплатно разместить логотип Вашей организации на обложке журнала. Логотип будет размещен над названием журнала по центру.

Размер файла не должен превышать 2 мб.Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png.Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр.

Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.

Журнал учета справок и копий (выписок из) документов, связанных с работой

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

  • Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
  • Дата выдачи.Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
  • ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
  • справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

В этом случае при подаче заявления представитель работника-заявителя предъявляет работодателю: — оригинал простой письменной доверенности от работника-заявителя, подтверждающей его полномочия на получение запрашиваемых документов (их копий); — свой паспорт, который после сличения личности представителя с фотографией возвращается представителю; — письменное заявление работника-заявителя, оформленное в соответствии с требованиями, указанными в п. 2.2 настоящего Положения. Текст заявления должен быть четким и разборчивым, позволяющим с определенностью установить его содержание, исключающим неясности и противоречия, не содержащим опечаток, описок.

Предъявляемое работодателю заявление не должно иметь повреждений, исключающих или существенно затрудняющих установление его содержания. 2.4.

Положение о выдаче работникам документов (их копий), связанных с работой

В случае наличия оснований для отказа в выдаче документов (их копий), связанных с работой, перечисленных в п. 3.1 настоящего Положения, работник-заявитель (его полномочный представитель) незамедлительно уведомляется об этом лично либо по телефону.

Также ему в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявления направляется письменное мотивированное уведомление об отказе в предоставлении запрашиваемых документов, с указанием выявленных причин. IV. Выдача документов (их копий) 4.1.

Предоставление работодателем работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, в любом указанном в заявлении количестве экземпляров осуществляется в течение трех рабочих дней со дня регистрации заявления. 4.2.

Источник: http://1privilege.ru/zhurnal-registratsii-zayavlenij-o-vydache-dokumentov-svyazannyh-s-rabotoj/

Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы? · Энциклопедия начинающего предпринимателя

Журнал регистрации справок

13:00, 03 октября 2013 3   20   7503

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

  •   локальные акты,
  •   договоры,
  •   приказы,
  •   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=lxL4P0NLZec

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

  1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
  2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
  3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
  4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
  5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
  6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/kakie-zhurnaly-registracii-kadrovyx-dokumentov-neobxodimy/

Журнал регистрации справок

Журнал регистрации справок

Утвержден постановлением Минюста от 16.08.2006 N 43

ЖУРНАЛ УЧЕТА ЗАЯВЛЕНИЙ И ВЫДАЧИ СПРАВОК ОБ ОТСУТСТВИИ ЗАПИСИ АКТА О ЗАКЛЮЧЕНИИ БРАКА —————————————————————————————————— ¦N ¦Дата ¦Фами- ¦Документ,¦Адрес ¦Период¦Сведения, необходимые для выдачи ¦Отмет-¦Подпись¦Приме-¦ ¦п/п¦подачи¦лия, ¦удостове-¦места ¦прове-¦справки, запрашиваемые органом ¦ка об ¦заяви- ¦чания ¦ ¦ ¦заяв- ¦имя, ¦ряющий ¦житель- ¦денной¦загса самостоятельно на основе ¦испол-¦теля ¦ ¦ ¦ ¦ления ¦отче- ¦личность ¦ства ¦про- ¦заявительного принципа “одно окннении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ство ¦заявителя¦(регист-¦верки +———————————-+(дата,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заяви-¦(предста-¦рации) ¦ ¦запраши-¦государст-¦Дата ¦Дата ¦номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦теля ¦вителя) ¦заяви- ¦ ¦ваемые ¦венные ор-¦направ-¦полу- ¦выда- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦теля ¦ ¦сведения¦ганы, иные¦ления ¦чения ¦ваемой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦организа- ¦запроса¦ответа¦справ-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ции, в ко-¦ ¦на ¦ки) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦торые на- ¦ ¦запрос¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦правлены ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦запросы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——+——+———+———+——+———+———-+——-+——+——+——-+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ +—+——+——+———+———+——+———+———-+——-+——+——+——-+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+——+——+———+———+——+———+———-+——-+——+——+——-+——-

в рубрике: Журнал, Минюст, Семья

В делопроизводстве различаются служебные, отражающие вопросы основной деятельности организации и личные справки.

В. В. Семенихин понятие кадрового делопроизводства

Служебные справки: о штатной численности, о выполнении заданий, планов, о задолженности по заработной плате. Справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, личные справки (о трудовом стаже, о заработной плате, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются другие виды справок —  архивные справки.

Архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Основная цель справок с места работы  — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К числу последних относятся:

 — место работы (организация и ее структурное подразделение);

— должность или профессия;

— стаж работы по профессии;

— размер заработной платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения различных фактов.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления предоставить работнику копии документов, связанных с работой.

В числе таких документов и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель.

При этом не имеет значения, для каких целей работник истребует справку.

Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

Справка с места работы обязательно заверяется печатью организации.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала или книги.

Заполнение регистрационного журнала (книги):

1. Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки.

2. Краткое содержание справки включает в себя вводную часть этого документа — «о заработной плате», «о стаже» и т.д.

3. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования».

Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров, в крайнем случае секретарь.

Образец справки с места работы:

Журнал учета выдачи справок о допуске. Форма N 14

Приложение к Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (формы учетной документации)

Форма 14

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ВЫДАЧИ СПРАВОК О ДОПУСКЕ

—-T———T————T————T————T—————-¬¦ N ¦Фамилия,¦Подразделе- ¦ На какой ¦ Расписка ¦ Расписка в ¦¦п/п¦ имя, ¦ние ¦срок выдана ¦в получении ¦ возврате и ¦¦ ¦отчество¦ ¦ справка ¦ и дата ¦ уничтожении, ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дата ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦L—+———+————+————+————+——————

—-T———T————T————T————T—————-¬¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+———+————+————+————+——————

Журнал учета и выдачи документации поверочного органа

Приложение N 3 к Типовому руководству по качеству поверки средств измерений метрологической службой ФТС России

Журнал

учета и выдачи документации

_______________________________________

(наименование поверочного органа)

I. Учет документов по управлению качеством

поверки средств измерений

—-T————T———T——T———-T———-T———T————¬¦ N ¦Наименование¦ Дата ¦Откуда¦Количество¦ Место ¦ Дата ¦ Примечание ¦¦п/п¦ документа ¦получения¦прибыл¦ листов ¦нахождения¦списания¦ ¦+—+————+———+——+———-+———-+———+————+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ ¦ ¦+—+————+———+——+———-+———-+———+————+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+————+———+——+———-+———-+———+————-

II. Выдача документов во временное пользование

—-T————T——T—————T———T———T———-T———-¬¦ N ¦Наименование¦ Дата ¦ Должность, ¦Подпись в¦ Дата ¦ Подпись, ¦Примечани妦п/п¦ документа ¦выдачи¦ фамилия и ¦получении¦возврата¦фамилия и ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦инициалы лица,¦ ¦ ¦ инициалы ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ получившего ¦ ¦ ¦ лица, ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦ ¦принявшего¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦+—+————+——+—————+———+———+———-+———-+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦+—+————+——+—————+———+———+———-+———-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+————+——+—————+———+———+———-+————

Журналы учета и регистрации документов

Журналы учета и регистрации документов необходимы:

— для регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);

— организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

— организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

— облегчения поиска необходимых документов.

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров.

После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело).

Журнал регистрации справок с места работы

В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и др.).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия.

Это позволит отразить изменения наименования предприятия, если таковые произойдут в будущем.

Необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).

Форма книги учета трудовых книжек не приспособлена для учета дубликатов трудовой книжки. Тем не менее данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6.

Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек.

Так же решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак “*” и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении).

В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте.

Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12 – 13 можно дать ссылки на этот список.

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графах карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что трудовые книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

В журнале учета командировочных удостоверений отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков в журнале регистрации приказов по очередным отпускам.

Совместители и работники, выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работающие по внутреннему совместительству учитываются в общих документах по учету списочного состава работников предприятия.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

— журнал регистрации служебных заданий;

— журнал регистрации локальных нормативных актов;

— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

— журнал выдачи справок по личному составу;

— журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

— журнал учета больничных листов;

— журнал регистрации увольнения с работы и др.

Источник: https://accountingsys.ru/zhurnal-registracii-spravok/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.